När folk pratar om front office, syftar de på alla funktioner inom en organisation som inkluderar direktkontakt med kunder. Till exempel beskriver receptionen på ett hotell conciergen och receptionsarbetarna som gör bokningar och accepterar betalningar. Front office kan vara lättare att förstå jämfört med back office-uppgifter, som inkluderar redovisning, mänskliga resurser och andra funktioner som kan bidra till kvaliteten på kundservicen, men som kunderna sällan ser. Några av de vanligaste front office-procedurerna är kommunikation, dokumentation och finansiella transaktioner eller försäljningstransaktioner.
Kommunikation är en av de viktigaste front office-procedurerna som finns i nästan varje front office-scenario. När receptionister på läkarmottagningar pratar med patienter i telefon eller hälsar på patienter när de kommer till ett kontor, till exempel, utför de kommunikationsuppgifter. Inom detaljhandeln uppstår kommunikationsuppgifter när säljare hjälper kunder att hitta de varor de handlar för.
Dokumentation är en annan av de viktigaste procedurerna i front office. Kort sagt, detta är processen att registrera vad som händer i ett front office. Receptionsarbetare på ett hotell är till exempel ansvariga för att hålla reda på vem som gör bokningar, vem som checkar in och vem som checkar ut. De lagrar vanligtvis denna information i databaser så att de kan veta hur många rum som är öppna och när de kan planera bemanning för flest kunder.
Front office-rutiner som inkluderar försäljning och finansiella transaktioner dokumenteras vanligtvis och förmedlas digitalt till back office-avdelningar, såsom ekonomi och redovisning. Inom detaljhandeln använder många front office-arbetare kassaapparater som beräknar dagliga summor. Proffs som arbetar på medicinska kontor kan behöva ta försäkringsinformation. I vissa fall kan de också behöva vara bekanta med medicinsk kodning.
Som i de flesta aspekter av verksamheten är ledning en viktig process. Chefer övervakar normalt alla kontorsrutiner och ser till att arbetarna utför sina uppgifter korrekt. De kan också utbilda front office-arbetare och ändra front office-rutiner för att möta nya utmaningar.
Många chefer anser att front office-rutiner bör utvecklas kontinuerligt. Istället för att vara beroende av modeller eller strategier för att de är bekanta väljer många chefer istället att analysera varje ny utmaning och anta lösningar. Till exempel, om en hotellchef tycker att ett bokningssystem är för långsamt och att skrivbordsanställda inte kan hjälpa kunderna tillräckligt snabbt, kan han eller hon leta efter nya system som är kostnadseffektiva. En chef kan också observera receptionens anställdas beteende och genomföra regelbundna utbildningssessioner för att förbättra kommunikationen med kunder.