Vilka olika typer av förslagsformat som används beror på branschen och dess unika krav. Det finns fyra allmänna format som används när man skapar ett affärsförslag: offert på tjänster, svar på begäran om förslag, förslag till företagstjänster och konstruktionsförslag. Dessa olika förslagsformat är utformade för att ge en struktur för företag som vill komma ifråga för ett specifikt kontrakt. Formaten är inte reglerade och kan därför variera något beroende på företag, baserat på deras krav.
Det ursprungliga förslagsformatet tillhandahålls av den potentiella kunden, som utfärdade begäran om förslag (RFP). Detta dokument används för att tillhandahålla detaljerade specifikationer till ett brett spektrum av leverantörer. Det är leverantörens ansvar att granska RFP, avgöra om den kan uppfylla kundens krav och förbereda ett svar. Alla förslag och svar är skriftliga och utgör en del av det juridiska avtalsavtalet mellan en leverantör och en kund.
Offert för tjänster inkluderar bakgrunden till tjänsteföretaget, ett detaljerat svar på RFP-dokumentet. Inkluderat i detta dokument är en specificerad lista över de tjänster som företaget kan tillhandahålla, och alla tjänster som skulle tillhandahållas av en underleverantör. Vanligtvis inkluderar serviceförslag ett avsnitt om aktuella servicekrav, pågående serviceavtal och servicenivåavtalet (SLA). Detaljerad i SLA är en lista över de exakta tjänster som ska tillhandahållas och på vilken expertnivå. Tillgängliga datum för resurser, kopior av meritförteckningar, kundbetyg och referenser är också vanliga i den här typen av förslagsformat.
Ett svar på RFP-förslagsformat dikteras vanligtvis av RFP själv. Den detaljerade delen av svaret måste formateras för att matcha den faktiska anbudsförfrågan. Syftet med denna typ av formatering är att säkerställa att kunderna enkelt kan jämföra sin begäran med svaret, och notera eventuella avvikelser eller frågor på en specificerad basis.
Förslagsformat för företagstjänster är mer typiskt för en försäljningspresentation. Det är inte ovanligt att förslaget är en kombination av möten och skriftligt svar. Servicebroschyrer, allmänna översikter och hänvisningar från tidigare kunder utgör det primära materialet i detta format. Det är viktigt att notera att prissättning och leveransdetaljer vanligtvis är förhandlingsbara föremål, med flera iterationer som krävs innan ett slutligt kontrakt förbereds.
Byggförslag är mycket detaljerade dokument och inkluderar alltid ritningar, specifikationsdokument och specificerade tidslinjer. Utöver denna detaljnivå finns det ofta en konstnärs rendering av den föreslagna produkten, eller en tredimensionell modell för att hjälpa kunderna att visualisera slutresultatet.