Många organisationer och företag har ersättningspolicyer för att betala tillbaka anställda som spenderar sina egna pengar på förnödenheter, underhållning av affärspartners eller när de reser i företagets affärer. De flesta företag har standardpolicyer för behörigheter, formulär och tidsramar. Företag kan också separera ersättningspolicyer enligt utgiftens art. Typer av ersättningspolicyer inkluderar specifika riktlinjer för utgiftens art, såsom skolundervisning, resor, transport, förnödenheter eller sjukvård, såväl som en godkännandeprocess som överensstämmer med organisationens bokföringssystem.
Organisationer är ofta oroade över missbruk av ersättningspolicyer och upprättar policyer som syftar till att förhindra anställda från att begära ersättning för icke-arbetsrelaterade utgifter. Många anställda måste få tillstånd för en utgift, till exempel ett förhandsgodkännande av resplaner eller utbildningskurser. Redovisningsavdelningar utvecklar ofta kalkylblad och formulär som måste fyllas i för att en anställd ska kunna kräva ersättning. Dessutom förväntas anställda vanligtvis spara fakturor, räkningar och kvitton för att skicka in med återbetalningspapper.
Ersättningspolicyer för resor och affärsunderhållning är ofta mycket detaljerade och kan fastställa schablonbelopp för utgifter som måltider, eller så kan de helt enkelt ange en daglig utgiftsgräns. Vissa organisationer kräver att anställda ordnar sina resor genom en intern eller kontrakterad resebyrå, som enligt företagets policy kan krävas för att hitta de mest ekonomiska hotellen eller flygen. Vissa policyer för reseersättning kan också begränsa köp av alkoholhaltiga drycker, även om kostnaden för drycken ligger inom måltidsbudgetens riktlinjer.
Förutom utgifter för resor och affärsunderhållning, gäller andra typer av ersättningspolicyer en anställds självutveckling. Till exempel kan ett företag som har ett friskvårdsprogram också erbjuda en ersättningspolicy för sjukvård som hjälper dem att betala för viktminskningssystem, gymmedlemskap, rökavvänjningsprogram och andra typer av friskvårdstjänster som inte täcks av försäkringen. Många anställda drar fördel av företagets ersättningspolicyer för undervisning som kan hjälpa dem att betala för skolan också. Många företag betalar för fortbildningskurser, men kan också ersätta kostnaderna för kurser på högskolenivå om den anställde kan visa att att ta kurserna kommer att förbättra hans arbetsprestation.
Vissa företag effektiviserar sina ersättningspolicyer genom att ge vissa anställda företagskredit- eller betalkort. Dessa kort ska uteslutande användas för affärsutgifter och kan hjälpa både företaget och anställda med att spåra utgifter och ersättningar eftersom alla utgifter kommer att hamna på en enda faktura. Företagspolicyn begränsar vanligtvis användningen av dessa kort till chefer och andra anställda på hög nivå, även om säljare eller andra anställda som regelbundet måste resa eller underhålla kan också tilldelas företagskort. I vissa fall betalar företaget företagets kreditkortsräkningar direkt, medan andra kan kräva att den anställde betalar räkningen och slutför utgiftsersättningsprocessen som han skulle göra för alla andra utgifter.