Databashanteringssystem tillåter användare att lagra bitar av information, organisera den och hämta en del eller allt efter behov. Var och en av huvudtyperna av databashanteringssystem kräver ett program som skapar poster för att organisera data och skapar rapporter från dessa data. Programvarorna för databaser skapar en av fyra vanliga typer: hierarkiska databaser, nätverksdatabaser, relationsdatabaser eller objektorienterade databaser.
Den hierarkiska databasen är en av de äldsta typerna av databashanteringssystem. Det används oftast på stordatorer. Databasskaparen fördefinierar relationerna mellan varje post och dess data. Strukturen kräver en rotpost, eller överordnad, från vilken databasdesignern skapar en förälder-underordnad relation för varje databit som går in i databasen.
En nätverksdatabas organiserar också data genom att använda definierade förälder-barn-relationer. Precis som en riktig familj tillåter nätverkets databasstruktur att en databit som klassificeras som ett barn har mer än en förälder. Detta är en förbättring jämfört med hierarkiska typer av databashanteringssystem. Det tillåter användare att koppla information i en databas till en annan uppsättning data via den överordnade posten och den underordnade posten.
Det relationella databashanteringssystemet har ökat i popularitet på grund av dess flexibilitet och användarvänlighet. Det tillåter databasdesignern att använda enskilda delar av information för att skapa relationer mellan separata databaser utan begränsning av förälder- eller ägarerelationer. Informationen i en databas som knyter den till data i en annan är en unik identifierare, till exempel ett anställds identifikationsnummer.
Managementsystem för relationsdatabaser tillåter databasdesigners att skapa en databas för att lagra löne- och löneinformation för anställda. Designern skapar en separat databas för personlig information som hemadresser och telefonnummer. Olika användare kan mata in och uppdatera posterna i varje databas. Rapporter hämtar data från posterna i alla databaser där det matchande medarbetaridentifikationsnumret finns.
Objektorienterade typer av databashanteringssystem ger ett sätt att organisera andra data än siffror och text. Designers använder dem för att rymma multimediaobjekt som foton, musik och videor. Detta databashanteringssystem använder två identifierare för varje objekt. Det första är ett beskrivande objektnamn och det andra är ett miniatyrprogram med instruktioner eller metoder som datorn kör under lagring och hämtning. De två delarna blir ett objekt som databasanvändarna kan organisera som de kan med text eller siffror.