De olika typerna av arbetsflödesuppgifter är organiserade efter det skede som ett projekt befinner sig i. Arbetsflödesuppgifter är vanligtvis organiserade efter vad som behöver göras för projektet, inklusive design, databekräftelse, implementering, kvalitetskontroller samt testning och slutförande. Projektledningsprogramvara hjälper till att identifiera vilket stadium ett projekt befinner sig i, vilka uppgifter som behöver slutföras, vem som är ansvarig för vissa arbetsflödesuppgifter och hur överlämningsprocessen kommer att ske.
Design och presentation är vanligtvis den första uppsättningen av arbetsflödesuppgifter. När ett projekt är i startfasen samlas information in för att fastställa dess parametrar och vad det önskade resultatet är. Specifikationer och alternativ utforskas nu. Ett exempel skulle vara försäljning av röst- och datatelefonlinjer.
I det här scenariot skulle en kundansvarig eller säljare arbeta med kunden för att avgöra vilken typ av tjänst han kan leta efter. Säljaren skulle sedan förhandla fram vissa produkttyper som passar kundens behov och sätta ihop ett datablad med dessa specifikationer. En beställning blir ett projekt som lämnas över till ett service- och uppfyllelseteam som verifierar informationen och hanterar de tekniska aspekterna av förfrågan.
Det andra steget av arbetsflödesuppgifter kallas ibland för databekräftelse eller specifikation. Projektförfrågningar granskas för att säkerställa att de ligger inom företagets riktlinjer och uppfyller kraven för genomförande. Till exempel, om en kund efterfrågar en tjänst som inte är tillgänglig i hans område, kan projektet inte gå igenom. Med vissa projekt kan kundkontakt och faktureringsinformation verifieras för att underlätta implementeringsprocessen, vilket kan innebära samarbete med tredjepartsleverantörer.
Implementering innebär att arbeta med en mängd olika avdelningar och enskilda kontakter som ansvarar för olika projektdetaljer. Under detta skede genomförs vanligtvis övervakning för att säkerställa att milstolpsdatum uppnås. Upptrappningar och felsökning kan behöva ske mellan de olika inblandade individerna för att lösa problem som kan hålla tillbaka projektet.
En annan typ av arbetsflödesuppgift är testning och kvalitetskontroll. När ett projekts detaljer har slutförts utförs ofta tester för att säkerställa att allt fungerar. I exemplet med en rösttelefonlinje, när tjänsten har installerats, testar kunden och leverantörerna linjen för att säkerställa att den fungerar som specificerat.
Projektets slutförandestadium anses också vara en arbetsflödesuppgift. Rapporter kan skrivas under denna tid, samt en analys av vad som gick bra. Förslag till förbättringar kan också komma med under färdigställandet. Projektet markeras vanligtvis som slutfört när det har klarat framgångsrika tester.