Att organisera dokument är en viktig aspekt av att driva ett effektivt hem eller kontor. Viktigt pappersarbete kan bli en börda när det inte förvaras korrekt, så att använda en av de många olika organisationsmetoderna kan hjälpa till att hålla ett arkivsystem igång smidigt. Papper och elektroniska lagringssystem är de två mest populära metoderna. Inom varje finns det många möjligheter att organisera efter alfabetiska standarder eller efter betydelse. Dessutom finns det några regler för att bli av med dokument som hjälper till att hålla alla filorganisationssystem på en hanterbar nivå.
Den mest traditionella metoden för att organisera dokument är att använda fysiska mappar och arkivskåp. Detta system för dokumenthantering gör att stora mängder dokument och pappersarbete kan lagras. Tjocka kartongmappar fylls med dokument och placeras sedan i ett arkivskåp. De flesta arkivskåp låter mapparna hänga från en uppsättning metallskenor för snabb förflyttning och omorganisation.
En modernare lösning för att hålla pappersarbete säkert och kontinuerligt tillgängligt är att använda datorer. Oavsett om dokumenten skannas och sparas online eller organiserande programvara används, hjälper detta till att minska röran. Elektroniskt organiserande av dokument placerar en digital kopia av viktiga dokument antingen online eller på en hårddisk så att de snabbt kan nås när som helst senare. Detta eliminerar behovet av att lagra pappersfiler, som kan ta upp mycket utrymme i alla hem eller kontor.
Oavsett om dokument lagras elektroniskt eller i fysisk form, finns det några olika metoder som kan förhindra att filerna blir ett förvirrande virrvarr. Alfabetisk sortering av elektroniska och fysiska filer är ett enkelt sätt att organisera dokument som gör dem tillgängliga för snabb hämtning. Att organisera filer efter kategori är också användbart eftersom att dela in digitala mappar och pappersmappar i ”Bil”, ”Hus”, ”Skatte” och olika företagskategorier ökar effektiviteten. En annan metod är att dela upp fysiska filer efter betydelse så om dokument behöver tas bort i nödfall är de mest nödvändiga bitarna snabbt tillgängliga.
Att kassera filer är också en utmärkt metod för att organisera dokument eftersom det hindrar både den elektroniska och fysiska filsamlingen från att ta upp för mycket utrymme. En allmän regel är att alla skattehandlingar ska bevaras i minst tre år. Håll fast vid komplicerade skattedokument, som revisionsinformation och egenföretagares pappersarbete, i sex år. Andra föremål bör dock behållas för alltid, som socialförsäkringskort, födelsebevis och vigselbevis.