Det skulle vara svårt att behålla kontroll över såväl lager som produktkostnader utan ett bra system för spårning av inköpsorder. Inköpsorder kan postas, faxas, e-postas eller helt enkelt ringas in till leverantören. Det finns elektroniska inköpsorder, vanligtvis mellan företag, såväl som engångsformuläret, som de som används i butiker. Vissa företag använder en allmän inköpsorder för att spåra köp gjorda för vissa produktkategorier. Ett system för spårning av inköpsorder, oavsett format, bör utformas för att ge ett företag mest information för att fatta bra inköpsbeslut.
En inköpsorder är ett kommersiellt dokument som ett inköpsföretag skickar till ett säljande företag som anger produkter, kvantiteter och pris. Det är ett avtal och ett juridiskt erbjudande att köpa produkter och/eller tjänster. Inköpsorderspårning är viktig för den interna kontrollen i ett företag.
Inköpsorderformuläret ska visa beställningsdatum och datum som krävs, leveransmetoden och säljarens namn och adress. Den måste också innehålla den beställda produkten, kostnaden för varje vara och det totala priset. Om tillämpligt ska även moms inkluderas. Elektronisk generering av inköpsorderformulär i vissa företag kan också vara knutet till lager för att upprätthålla en produktbalans till hands.
Först måste företaget veta vad som har beställts. Brist på denna information kan göra att företaget hamnar med för lite lager och inte kan möta efterfrågan från sina kunder eller för mycket lager, vilket slösar utrymme och minskar kassaflödet. Ett bra spårningssystem för inköpsorder gör det möjligt för ett företag att omedelbart se vad som har beställts och spåra status för beställningarna.
Ett företag som använder ett inköpsorderspårningssystem minskar också möjligheten för anställdas bedrägeri. Det är till exempel viktigt att ha ett förtilldelat nummer till varje inköpsorder. Detta undviker möjligheten att en anställd beställer varor från en leverantör och använder produkterna för personlig nytta.
Ofta använder ett företag ett automatiserat system för att skapa och spåra inköpsorder. På så sätt kan företaget upprätthålla en produktkatalog som kan sorteras efter leverantör, produkt och pris. Dessutom kommer systemet att producera en databas för att lagra en lista med inventarier och ständigt uppdatera den listan. Programvara finns tillgänglig som skapar inköpsorderformuläret, håller reda på utestående och genomförda inköpsorder och till och med analyserar inköpstrender för att hjälpa till vid prisförhandlingar med leverantörer.
Ett system för spårning av inköpsorder centraliserar inköpen, vilket undviker dubbelarbete. Ett elektroniskt system kommer också att tillhandahålla en leverantörsdatabas och tillåta inköpsorder att e-postas för att eliminera överflödigt pappersarbete. Inköpsorderhantering gör att företaget kan kontrollera sina inköp och begränsa möjligheten till stöld.