Kvittohantering bör börja med engagerade ansträngningar för att säkerställa att alla dokument är korrekta och fullständiga. Sedan bör ett beslut fattas om var journalerna ska förvaras. När det väl finns ett avsett område för kvitton, bör de sorteras i huvudkategorier och underkategorier. För att förenkla processen kan individer överväga att konvertera pappersdokument till digitala filer.
Individer bör inse hur viktig kvittohantering är och hur kostsamt det kan bli om uppgiften försummas. Med tanke på denna betydelse är det första steget i att hantera kvitton att se till att de är fullständiga och korrekta. Detta är särskilt viktigt när dokumenten är handskrivna. Skattemyndigheter och arbetsgivare tenderar att kräva detaljerad information om en post ska anses giltig.
Kvittohantering skiljer sig från att behålla kvitton. När en person bara har för vana att behålla dessa dokument, kan hon oförsiktigt placera några på en plats och andra på olika platser och bara samla ihop dem när det behövs. Att hantera kvitton innebär att dokumenten förvaras på ett organiserat sätt på en enda plats.
En av de första rekommendationerna för att organisera kvitton är att separera dokument efter deras relevans. Till exempel kan en person behöva behålla kvitton för personliga transaktioner, arbetsutgifter och sina egna småföretagskostnader. I sådana fall bör hon behålla tre olika filer. För att förenkla saker och ting, eftersom poster läggs till varje fil bör de placeras i underkategorier. Till exempel bör bränslekvitton och underhållningskvitton hållas åtskilda.
Ett sätt att drastiskt förenkla kvittohanteringen är genom att skanna in dem i en dator och föra digitala register. Att göra detta regelbundet gör det till en mycket mindre mödosam uppgift än det kommer att vara om en hög med dokument samlas och måste skannas på en gång. En annan fördel med digital hantering är att varje post kan ges taggar, vilket gör det mycket lättare att referera till dem. Eftersom det alltid finns möjlighet att något kan hända med en persons dator är det bäst att se till att dessa filer säkerhetskopieras.
Individer som inte har tid, kunskap eller tålamod att omvandla sina papperskvitton till digitala dokument kanske vill överväga dokumenthanteringstjänster. Denna typ av tjänsteleverantör accepterar i allmänhet kvitton i flera format och de kommer att skanna och organisera dem för sina kunder. Innan du betalar för den här typen av tjänster är det dock bäst att se till att parterna som journalerna behöver delas med accepterar dem i detta format.