Förvaltning av anläggningstillgångar är en redovisningsprocess som försöker spåra statusen för företagets tillgångar, inklusive plats, skick och andra utmärkande egenskaper för varje tillgång. Tanken bakom denna process är att se till att företagets finansiella register ständigt uppdateras för att återspegla den faktiska statusen för alla anläggningstillgångar i termer av nuvärde. Det finns flera steg involverade i ansvarsfull förvaltning av anläggningstillgångar, inklusive användning av teknik för att identifiera liknande tillgångar från andra, spåra rörelser av dessa tillgångar från en plats till en annan, och beräkna eventuella avskrivningar förknippade med varje tillgång under på varandra följande skatteperioder.
En viktig del av förvaltningen av anläggningstillgångar är att alltid veta hur många enheter av en given materiell tillgång företaget äger. Till exempel skulle ett tillverkningsföretag spåra antalet gaffeltruckar som ägs och drivs som en del av den normala verksamhetens produktivitet. Istället för att bara upprätthålla ett antal anställda på dessa gaffeltruckar, skulle varje tillgång tilldelas ett spårnings- eller serienummer. Numret skulle användas för att identifiera tillgången i bokföringen, och även spåra vilket område eller avdelning varje hiss för närvarande är tilldelad som en del av tillgångsspårningsprocessen. Detta gör att företaget kan hålla ett löpande lager och snabbt omfördela tillgångar till andra områden när och efter behov, utan att tappa koll på vad som används var i den övergripande affärsverksamheten.
Att spåra tillgångars rörelser är nyckeln till framgången för alla strategier för förvaltning av fasta tillgångar. Beroende på verksamhetens karaktär kan detta vara en mycket enkel process som kräver att anställda använder en inloggningslogg eftersom utrustning och andra affärstillgångar flyttas från en avdelning till en annan. I andra inställningar gör användningen av elektroniska skannrar det möjligt att rapportera rörelser till en central spårningsanläggning, med tillgångshanteringsprogramvara som används för att ta emot data från skannrarna och automatiskt uppdatera platsen för varje skannad tillgång. Användning av modern teknik är särskilt användbar när materiella tillgångar ibland överförs mellan anläggningar, eftersom skannrarna gör det möjligt att tids- och datumstämpla varje rörelse, vilket ger viktiga data för lagerhantering och bedömning av skatter för varje anläggning.
Förvaltning av anläggningstillgångar handlar inte bara om att hålla reda på vilka tillgångar som ägs och var de finns. Processen innebär också att bedöma avskrivningarna på varje tillgång under en specifik skatteperiod. Återigen, mjukvara gör idag processen mycket lättare att hantera, eftersom värdeförändringen identifieras och registreras med hjälp av programvaran. Genom att göra det är det möjligt att snabbt fastställa beloppet av skatter som ska betalas på tillgången för en viss period. Som ett resultat kan företaget alltid känna till det aktuella värdet av tillgångar, plus att använda historiska data för att dokumentera krav på värdeminskning som lämnats in under tidigare skatteperioder.