Tips för att hantera en kund är generellt indelade i att hantera den genomsnittliga kunden och hur man hanterar de kunder som är missnöjda. De två områdena har liknande rötter, eftersom båda dikterar att de som interagerar med kunder är oerhört artiga och vänliga, även när en kund inte är det. De har också liknande mål, vilket är att göra det bästa för att vara säker på att en kund känner sig nöjd med butiken eller tjänsten. Det är förmodligen inte möjligt att tillfredsställa alla kunder, och det är särskilt svårt att hjälpa dem som har klagomål.
Det är mycket lättare att tillfredsställa kunder som inte är upprörda. Människor som interagerar direkt med kunder kan öka tillfredsställelsen genom att lyssna på vad deras kunder vill ha och behöver, vara artiga, genom att inte använda påträngande säljtaktik och genom att försöka lägga till extra blomstrar som betonar kundvård.
En extra uppgång, som metod för att hantera en kund, behöver inte vara tidskrävande. Det kan vara så enkelt som att kolla in någon i ett provrum för att fråga om hon behöver andra storlekar, eller erbjuda kalla eller varma drycker till kunder som väntar på att en tjänst ska slutföras. Att leverera matvaror till en bil, komma ihåg kundernas namn och vara ärlig om gränserna för alla tjänster eller varor är alla bra saker.
Även om bra uppförande, etisk försäljningstaktik och några extrafunktioner är användbara för den genomsnittliga kunden, tillfredsställer de inte upprörda människor. Tips för att hantera en kund som är missnöjd är lite olika, men de första två sakerna en person bör göra när han hanterar en sådan kund är att vara artig och lyssna mycket noga. Det är allmänt känt att den upprörda kunden vill bli hörd i den aktuella frågan, och varje uppvisning av likgiltighet kan eskalera personens ilska.
När det är möjligt är det bästa tipset för att hantera en upprörd kund att rätta till klagomålet. Butiker med generösa returpolicyer kan helt enkelt erbjuda butikskrediter eller byte om felaktiga varor har köpts, eller tjänsteindustrier kan rabattera försäljning eller erbjuda kompletterande tjänster om människor är missnöjda med kvaliteten. Inte alla företag har dessa policyer, även om det har visat sig att företag som gör det ofta får rykte för utmärkt kundservice. Vissa anställda begränsas av mindre generösa policyer eller så har kunden kanske inte de nödvändiga föremålen (som kvitton) som gör det möjligt att rätta till ett klagomål.
Om policyerna är stränga är det särskilt viktigt att den person som försöker hantera en kund inte ger några löften som inte kan hållas. Istället, efter att ha hört kundens klagomål och försiktigt angett policy, bör anställda överväga att kalla in någon med större auktoritet, som en chef. I de flesta försäljnings- och servicebranscher är detta en förväntad del av chefens jobb. Chefer kan också ha större behörighet att åsidosätta regler om de tror att kunder har ett legitimt klagomål.
Bra kundservice gör att kunden känner sig uppskattad och viktig. Likgiltighet eller dåligt uppförande från de anställdas sida skapar inte detta intryck. Alla anställda bör utbildas i hur man får kunder att känna sig välkomna och omhändertagna, och utbildningen bör omfatta sätt att hantera en kund som är missnöjd.