Nästan alla länder har system för att skydda varumärken, men oftare än inte måste varumärkesskydd ansökas specifikt om innan de kan fästas. Även om detaljerna för vad en varumärkesansökan kommer att kräva varierar beroende på jurisdiktion, är en varumärkesansökan ett seriöst dokument överallt och bör förberedas noggrant. I USA, Kanada och större delen av Europa är en varumärkesansökan ett juridiskt dokument, och påståendena i den är bindande och måste vara korrekta. De bästa tipsen för att fylla i en varumärkesansökan inkluderar att noggrant läsa hela ansökan och se till att alla krav förstås; noggrant förbereda alla avsnitt, så att ingenting behöver ändras; och hålla reda på alla deadlines och avgifter. Många väljer att anlita en varumärkesadvokat för att förbereda varumärkesansökningar, men de flesta länder kommer att tillåta ansökningar att fylla i ansökningar på egen hand.
Det viktigaste med att fylla i en varumärkesansökan är en gedigen förståelse för vad ansökan kräver. I både USA och Storbritannien publicerar varumärkesbyråerna – United States Patent and Trademark Office respektive Intellectual Property Office – informationsbroschyrer utformade för att vägleda sökande genom ansökningsprocessen. Publikationer och guider, där de finns, bör läsas som ett första steg.
Sökande bör också noggrant läsa själva varumärkesansökan. Varumärkesansökningar är tillgängliga från nationella varumärkesbyråer utan kostnad och läggs vanligtvis även upp online. Många applikationer kommer i flera delar eller faser. Blivande sökande bör noggrant läsa igenom alla delar av ansökan, ta del av ansökans krav och be om mer information om allt som är oklart innan man börjar.
Varumärkesansökningar kräver i allmänhet mer än bara en beskrivning av varumärket för att registreras. De flesta kräver också bevis för att varumärket har använts, hur länge det har använts och på vilka marknader det har använts. Ansökningar i de flesta länder, inklusive USA, Storbritannien och Kanada, kräver också ett edsvurit uttalande om att, såvitt den som registrerar, är legitima rättigheter till varumärket.
Den grundläggande ansökan är densamma oavsett om den som begär ett företagsvarumärke, ett personligt varumärke eller ett tjänstemärke. De beviskrav och anmälningar som måste göras med ansökan kan dock variera beroende på vilken typ av varumärke som söks. Följaktligen är det också viktigt för en person att veta vilken typ av märke han registrerar innan du fyller i ansökan. Varumärkesbyråers publikationer, såväl som varumärkesadvokater som är bekanta med de lokala varumärkesreglerna, kan hjälpa sökande att urskilja vilken typ av varumärke det är som de vill registrera.
De flesta varumärkesbyråer tillåter inlämning av varumärkesansökningar online samt registrering av varumärkesansökningar på papper. Den enda skillnaden mellan de två är vanligtvis handläggningstiden och, i vissa fall, avgiften. Online-sökande måste vara säkra på att alla bilagor effektivt kan laddas upp till det elektroniska systemet, och måste kontrollera att all deras dokumentation kan konverteras till elektronisk form. Sökande som inte korrekt bifogar alla dokument till sin ursprungliga ansökan riskerar att bli nekad direkt eller att behöva lämna in senare ändringar mot en extra kostnad.
För att undvika risken att en ansökan saknar element, saknar steg eller på annat sätt inte uppfyller kraven väljer många sökande att anlita en varumärkesadvokat för att hantera sin ansökningsprocess. Detta gäller särskilt om en sökande lämnar in mer än ett varumärke samtidigt. Advokater som regelbundet arbetar med varumärkesansökningar kan hjälpa sökande att snabbt identifiera materialet som behöver inkluderas, kan hjälpa till med eller slutföra ansökan och kan hantera alla deadlines, kompletterande ansökningar och tvister om några skulle uppstå. Varumärkesbyråer kräver i allmänhet inte hjälp av en advokat, men nästan alla rekommenderar det. Att konsultera med en advokat, åtminstone initialt, kan vara ett bra sätt att få förståelse för ansökningsprocessen och undvika ansökningsproblem senare.