En affärsprocess är ett sekventiellt antal händelser som företag går igenom för att slutföra en uppgift eller aktivitet. Affärsprocessoptimering består av att designa, modellera, utföra och övervaka varje process. Vart och ett av dessa individuella steg bidrar till den övergripande optimeringen av ett företags produktion eller kringaktiviteter. Slutresultatet bör vara att använda färre resurser för att producera samma produktion, uppnå högre produktivitet hos de anställda och skapa eller förbättra ett högre övergripande värde för företaget.
Affärsprocessoptimering börjar med designen av en process. Ägare och chefer måste ha ett mål i åtanke för varje affärsverksamhet. Att tillåta dessa aktiviteter att fortsätta utan granskning under långa perioder kan resultera i att anställda helt enkelt går igenom rörelserna för att slutföra affärsprocesser. Företag måste sätta upp mål, skapa driftsstandarder och identifiera flaskhalsar för att förbättra det övergripande arbetsflödet. Att ta bort dessa flaskhalsar i utformningen av en affärsprocess kan också eliminera överraskningar senare när processen implementeras.
Modellering är en typ av ”vad-om”-analys. Ägare och chefer måste tänka på sätt att förbättra arbetsförhållandena och förbättra produktivitetsnivåerna eller anställda och maskiner. Vanliga typer av ”vad-om”-analyser inkluderar att minska mängden resurser som behövs för att skapa en produkt och minska omkostnader från anläggningar. Om dessa förhållanden leder till samma eller bättre kvalitet på produkten är analysen sann; om resultatet är sämre är analysen falsk. Modeller kan vara operativa eller finansiella, beroende på vilken typ av aktivitet som mäts för optimering av affärsprocesser.
Utförandet av en aktivitet är också viktigt vid optimering av affärsprocesser. Företag måste först se till att de har den kvalificerade arbetskraft som krävs för att utföra uppgifter och aktiviteter. Till exempel kan optimering av en affärsprocess resultera i ett högre behov av individer med teknisk bakgrund. Tillverkare kan kräva tillverkare med en specifik bakgrund inom svetsteknik för att förbättra utrustningstillverkningen. Tillverkaren kan också behöva utveckla en rad steg i produktionsprocessen för att förbättra utrustningstillverkningsprocessen, vilket i sin tur resulterar i ett förbättrat arbetsflöde.
Övervakning är en pågående ledningsaktivitet som övervakar optimeringsprocessen för affärsprocesser. Ägare och chefer måste se till att optimeringen fungerar bra i företaget och fortsätter att tillföra värde. Företag kan använda ekonomiska nyckeltal, standardmässiga branschriktmärken, jämförelserapporter med tidigare historisk produktion eller andra typer av data för att säkerställa att affärsprocesser fortsätter att tillföra värde till företaget och förbättra de övergripande arbetsförhållandena i företaget.