Protokoll är anteckningar som tas som ett sätt att föra protokoll över ett företags eller grupps möte. De spelas vanligtvis in av en nominerad person, även om detta kan ändras från möte till möte. Mötesprotokollet bör innehålla information om var och när ett möte hölls, vilka som deltog, vad som diskuterades på mötet samt eventuella överenskommelser och beslut som fattas.
Förutom affärsinnehållet ändras vanligtvis inte formatet på protokoll från möte till möte. Protokollet bör inledas med plats där mötet hålls och datum för mötet. Tidpunkten för mötet ska också antecknas tillsammans med företagets eller föreningens namn. De personer som är närvarande vid mötet ska protokollföras, samt de som är frånvarande. Mötesprotokollet delas vanligtvis ut till både frånvarande och närvarande ombud.
Nästa punkt är godkännandet av det senaste mötets protokoll. Det bör också finnas en sektion särskilt för de ärenden som uppkommer om det senaste mötets protokoll. Vanligtvis har medlemmar som var frånvarande från senaste mötet några punkter att ta upp.
Härnäst i protokollet kommer punkter på dagordningen. Dessa kommer att ta hänsyn till de huvudsakliga punkter som ska diskuteras vid mötet. Gjorda beslut och överenskommelser kommer också att antecknas vid denna tidpunkt.
Den som för protokoll ska inte försöka anteckna varje punkt eller diskussion som tas upp på mötet. Dessa anteckningar är inte en exakt kopia av varje ord som sägs, och endast de viktiga besluten och överenskommelserna behöver registreras. I protokollet ska även anges namnet på varje person som gör en motion eller ärende.
Mötesprotokollet bör innehålla vilka deltagare som var för eller emot vissa beslut och överenskommelser. Om omröstning i en viss fråga görs, bör i protokollet framgå vem som röstat för eller emot, samt namnen på de nedlagda och på vilket sätt omröstningen gick till.
En av de sista punkterna bör vara alla andra affärsrörelser. Detta ger människor en chans att framföra sina åsikter eller sätta poäng till de andra delegaterna. I slutet ska datum, plats och tid för nästa möte samt namnet på den som för protokollet antecknas.
Mötesprotokoll bör skrivas upp så snart som möjligt efter mötet för att hålla punkterna fräscha i minnet för den som har gjort anteckningarna. En kopia av protokollet bör delas ut till alla medlemmar i gruppen — både de som närvarade och de som var frånvarande — före nästa möte. Detta kommer att ge medlemmarna tillräckligt med tid att förbereda sig.