Informationen du bör inkludera på en arbetsorder, ett dokument som används för att begära arbete från en annan person eller avdelning inom ett företag, kommer vanligtvis att variera beroende på vilken typ av arbete du begär. I de flesta fall är din kontaktinformation, kontaktinformationen för den person eller avdelning som du skickar arbetsordern till och ett internt eller externt spårningsnummer nödvändiga. Du kommer också att behöva inkludera en detaljerad beskrivning av det arbete som efterfrågas, inklusive hur brådskande ärendet är, var arbetet är nödvändigt och vad som behöver göras. I vissa fall kan du behöva lämna uppgifter om kostnaden för arbetet, specifikt på vilket konto arbetet ska debiteras.
Innan du skickar in en arbetsorder måste du lämna information om var du kan kontaktas för detaljer om arbetet och beräknade färdigställandetider. Detta inkluderar vanligtvis ditt namn, telefonnummer, e-postadress och den fysiska platsen för ditt kontor. Du kommer också att behöva ange namnet på den avdelning som du skickar arbetsordern till och i vissa fall namnet på den person som arbetsordern är riktad till.
Spårningsnummer används på varje arbetsförfrågan för arkiveringsändamål och för att följa arbetets framsteg. I datoriserade arbetsordersystem genereras detta spårningsnummer ofta automatiskt, vanligtvis av det datum och det nummer som tilldelats den avdelning som begär arbetet. I vissa fall kan du behöva ange denna information själv baserat på företagets policy. Om din avdelning eller ditt kontor använder interna spårningsnummer måste du vanligtvis inkludera detta i arbetsordern också för spårnings- och arkiveringsändamål.
Huvuddelen av en arbetsorder är en beskrivning av vilken typ av arbete som efterfrågas. Detta kan vara ett kort stycke, främst när arbetet är ett kontorsprojekt eller rör teknik. För arbete som inkluderar manuellt arbete, vanligtvis att fixa eller uppgradera ett kontor eller en byggnad, kan du behöva inkludera en grov ritning som anger platsen för problemet. Denna information bifogas vanligtvis till beställningen snarare än i själva dokumentet.
Ett föreslaget datum för färdigställande ingår ofta också i denna typ av dokument, inklusive information om hur brådskande ärendet är. Beroende på ditt företags policy kommer datumet du anger här antingen vara ett förslag till den person som du skickar beställningen till, eller en fast deadline. Du måste också inkludera detaljerad information om platsen för det arbete som ska slutföras, i tillämpliga fall, inklusive byggnadens adress, våning och rumsnummer. Om arbetet ska utföras på ett system eller dator kommer du att behöva ta med information om vilket system eller dator som behöver arbeta och var föremålet finns.
Du kan också behöva ange ett kontonummer där avdelningen du skickar beställningen till kan ta ut kostnaden för jobbet. Om detta är nödvändigt eller inte beror på hur ditt företag hanterar redovisningsrutiner. Jobbet kommer sannolikt att debiteras din avdelning eller, om arbetet är för ett projekt, på kontot med pengarna för projektet.