Inköpschefen övervakar alla aspekter av hennes företags inköpsverksamhet. Hon ger i allmänhet slutgiltigt godkännande av vad varje avdelning köper för att upprätthålla den dagliga verksamheten. Detta kan innefatta förvärv så små som gem upp till stora inköp av kapitalvaror, såsom fordon, tung utrustning och produktionsmaskiner och verktyg. Upphandlingsförfrågningar inkluderar även regelbundet immateriella inköp såsom leverantörs- och servicekontrakt. Driftskostnader, tillsammans med underhålls- och reparationskostnader, kräver också ofta tillstånd av denna person.
När inköpsförfrågningar övervägs måste inköpschefen i allmänhet överväga en mängd olika faktorer. Förutom enkla budgetbegränsningar måste hon ta hänsyn till en avdelnings tidigare resultat och om de använt de medel som godkänts korrekt och effektivt. Vanligtvis måste hon analysera behov framför önskemål och överväga långsiktiga återverkningar av hennes beslut att godkänna eller neka köpförfrågningar. Närhelst ett avslag på medel inträffar krävs vanligtvis att inköpschefen motiverar sitt beslut.
Baserat på krångligheterna i många av förfrågningarna kräver att vara chef för upphandling ofta förmågan att korrekt tolka kontrakt och fastställa deras långsiktiga eller mindre uppenbara konsekvenser. Gedigna kunskaper om avtalsrätt kan vara till stor hjälp, liksom förtrogenhet med de inblandade företagens och enheternas rykte. En person i denna position överväger fakta såväl som mer tvetydiga implikationer när hon fattar sina ekonomiska tilldelningsbeslut.
Beroende på verksamhetens karaktär kan en person i denna position behöva överväga många faktorer i en upphandlingsförfrågan. Dessa frågor kan innefatta att granska olika kvaliteter och typer av efterfrågat material för att avgöra vilka val som är mest kostnadseffektiva utan att kompromissa med kvaliteten. Att analysera pristrender som kan påverka tidpunkten för inköp kan också vara en del av jobbet, liksom att se över nationella och regionala policyer och procedurer som kan påverka upphandlingsbeslut.
Om inköpschefen arbetar för ett företag med flera filialer eller dotterbolag som är verksamma under en gemensam bolagsmyndighet, kan massinköp eller kooperativa inköp bli nödvändiga. Detta skulle kräva att inköpschefen konfererar med avdelningschefer för att utröna om ett mycket stort köp av varor eller tjänster skulle vara lukrativt. Hon kan också kommunicera med nyckelpersoner om alternativ vid inköp som kan spara pengar. Dessa alternativ kan innefatta användning av återvunnet material eller alternativa energikällor som kan ge besparingar i form av skatteavskrivningar eller rabatter som kompenserar för de initialt högre inköpskostnaderna.
Kraven på en inköpschefstjänst varierar från företag till företag. I allmänhet är en bakgrund och en utbildning på examensnivå i redovisning, tillsammans med en utmärkt förståelse för upphandlingsredovisningsmetoder, till hjälp. Ingen annan specialiserad utbildning eller utbildning krävs generellt. Det viktigaste är en verifierbar bakgrund inom diskretionära inköp som visar på gott omdöme och finansiellt ansvar.