En virtuell verkställande assistent är en off-site, vanligtvis frilansande, administrativ expert. Han eller hon utför samma ansvar och uppgifter som en traditionell administrativ assistent på chefsnivå, med en stor varning. Virtuella assistenter, inklusive de assistenter som vänder sig till ledande kunder, hanterar alla administrativa eller sekreteraruppgifter som inte kräver fysisk närvaro. Till skillnad från traditionella verkställande assistenter arbetar en virtuell verkställande assistent från en avlägsen plats som en oberoende entreprenör till flera chefer och småföretagare samtidigt.
De viktigaste skillnaderna mellan en traditionell verkställande assistent och en virtuell verkställande assistent är platsen och arbetsrelationen mellan chefen och assistenten. Med tillkomsten av modern teknik, inklusive e-post, produktivitetsprogram och virtuella mötesmöjligheter, är geografisk plats inte längre ett hinder. Assistenter kan bo mil, även kontinenter borta från cheferna de representerar. Dessutom, snarare än en anställd-arbetsgivarrelation mellan den virtuella verkställande assistenten och chefen, är relationen en relation mellan tjänsteleverantör och kund.
Enligt professionella organisationer som International Association of Administrative Professionals (IAAP) finns det två primära typer av administrativa assistenter. Traditionella sekreterare och administrativa assistenter på ingångsnivå hanterar sådana uppgifter som kalendrar och schemaläggning, förbereder tryckt och verbal kommunikation, underhåller dokument och arkiveringssystem, gör researrangemang och organiserar mötesagendor och stöddokument. Jämförelsevis hanterar chefsassistenter samma uppgifter för chefer och chefer på högre nivå, samt upprätthåller högre ansvarsnivåer som att fatta mindre affärsbeslut på uppdrag av chefen. Beroende på den specifika befattningen kan chefsassistenter också vara ansvariga för en mängd andra uppgifter, inklusive att förbereda nyhetsbrev, uppdatera chefsprofilinformation online eller underhålla en webbplats.
Få virtuella assistenter gör samma skillnader mellan allmänt administrativt bistånd och administrativt bistånd på verkställande nivå som med administrativa experter på plats. Snarare, som en småföretagare, kontrakterar en virtuell assistent med två eller flera kunder för att erbjuda de supporttjänster som företagsägaren eller chefen behöver. De flesta kunder söker en off-site assistent som är kapabel att tjänstgöra i vilken assisterande kapacitet som helst, inklusive att fungera som en virtuell verkställande assistent. Specialiserade färdigheter, som att använda sociala medieplattformar, bygga komplexa webbplatser, bokföring och andra färdigheter, är vanliga bland virtuella assistenter.
Varje virtuell assistanspraxis erbjuder olika servicenivåer, priser och servicetyper baserat på en specificerad målmarknad. Framgångsrika virtuella assistenter har mer än bara administrativa stödfärdigheter. Marknadsföringskunskap, hantering av småföretagsekonomi, förmågan att lägga ut projekt både för assistenten och för kunder, samt en gedigen förståelse för sociala medier och liknande framväxande teknologier, är absolut nödvändiga. Priser för virtuella assistenter är vanligtvis baserade på timmar eller erbjuds som fasta avgifter, liknande revisorer och jurister.