En underleverantörsadministratör, som faller under en bredare kategorisering av inköpsagenter, övervakar och hanterar en organisations kontrakt och tillhörande underleverantörer. Med små organisationer kan detta omfatta alla kontrakt, medan det i större organisationer kan innebära en portfölj av tilldelade kontrakt. Primära ansvarsområden kommer att omfatta löpande översyn av kontraktuella framsteg, förutom hantering av både finansiella och tekniska aspekter av kontrakten. Övriga arbetsuppgifter kommer att innebära förhandling med både underleverantörer och slutkunder för avtalsavveckling samt att förbereda eventuella beställningar för ändringar av initiala kontrakt eller upprätta tillägg. Genom att tillämpa en gedigen kunskap om upphandling och juridiska procedurer, policyer och reglering, strävar underleverantörsadministratören efter att upprätthålla kvaliteten och förbättra lönsamheten för sådana kontrakt.
Uppgifter som utförs med regelbundenhet kommer att fokusera på att upprätta och genomföra kontraktsgranskningar på en konsekvent basis för att mäta framstegen i kontrakten. Under denna process kommer en underleverantörsadministratör ofta att lösa konflikter, medla tvister, hitta lösningar på problem och fatta beslut om kontraktuella framsteg eller brist på sådana. Centralt i granskningsprocessen är att säkerställa att underleverantörer effektivt utför de ursprungliga villkoren och specifikationerna i kontraktet som förhandlats fram med slutkunden. Efter avslutade granskningar kommer underkontraktsadministratören att utarbeta skriftliga rapporter som beskriver det övergripande framstegen i kontraktsuppfyllelsen och kortfattat den verkställande ledningen om dessa granskningar och eventuella associerade åtgärder som vidtagits.
Förutom att uppfylla ovannämnda uppgifter, kommer underleverantörsadministratören också att förhandla om slutavräkningar av kontraktet samt tillhörande prissättning på alla resurser och förnödenheter som behövs för att fullgöra kontraktet. Dessutom kommer han eller hon också att förhandla fram ursprungliga avtalsvillkor och upprätta arbetspolicyer och rutiner. En del av denna process kommer att inkludera att granska, analysera och utvärdera förslag från underleverantörer. Han eller hon sköter underhållet av både kontrakt och underkontrakt, han eller hon kommer också att övervaka produktionen och spridningen av information för att säkerställa ömsesidig förståelse av alla kontraktsvillkor.
Att utföra dessa uppgifter effektivt kräver ofta analys av relaterade marknadsdata och finansiella data samt granskning av andra informationskällor för att säkerställa bästa möjliga prissättning, avtalsvillkor och servicenivåer. Underleverantörsadministratörer kommer också att förbereda och underhålla databaser för att spåra viktig data relaterad till kontraktsuppfyllelse. Spårning av sådan data kan omfatta leveranspriser, produktprestanda, underleverantörsprestanda, tillgängliga lager och alla utgifter i samband med kontraktsuppfyllelse. Med tanke på den höga nivån av ansvar och uppmärksamhet på detaljer, kräver jobbet vanligtvis kandidater med en kandidatexamen och flera års relaterad erfarenhet, förutom att framgångsrikt slutföra en lärlingsutbildning innan du arbetar självständigt.