En titelsamordnare är ansvarig för att arkivera och registrera fastighetstitelhandlingar. Koordinatorer är vanligtvis anställda av biluthyrningsföretag, fastighetsförvaltningsföretag och researrangörer. Dessa personer skyddar ett företags ägarandel i en fastighet genom att se till att dokument relaterade till lån, hyresavtal och panträtter är i sin ordning.
I många länder, när en fastighet byter ägare, måste säljaren underteckna egendomstiteln eller handlingen över till den nya ägaren och få handlingen attesterad och registrerad i den lokala domstolsbyggnaden. På samma sätt är fordonsägare i många områden skyldiga att lämna in ägandehandlingar närhelst en bil, båt eller annan typ av fordon köps eller säljs. När någon säkrar en skuld mot en egendom kan långivaren behöva lämna in en kvarstadsanmälan vid det lokala tingshuset för att kvarstaden ska träda i kraft. En titelsamordnare anställd av ett uthyrningsföretag eller fastighetsförvaltningsföretag måste se till att panträtter har registrerats korrekt för vart och ett av de fordon eller fastigheter som företaget äger. Om fel upptäcks kan titelsamordnaren behöva kontakta den tidigare ägaren för att få en titel eller göra arrangemang för att låta en auktoriserad undertecknare slutföra det nödvändiga pappersarbetet.
När en uthyrningsfirma eller ett reseföretag leasar ett fordon till en privatperson, kan titelsamordnaren behöva förse hyresgästen med en kopia av ägardokumenten eftersom förare i många länder är skyldiga att förvara titeldokument i bilar. Samordnaren kan bli tvungen att bifoga en kopia av det undertecknade hyresavtalet till titeln så att om en polis stoppar fordonet ska relationen mellan föraren och fordonsägaren dokumenteras ordentligt. Försäkringsbolag kräver ibland uppgifter om titeldokumentet innan de går med på att försäkra en hyra, i vilket fall samordnaren kan behöva tillhandahålla en kopia av dokumentet till en försäkringsagent. På samma sätt behöver bilreparatörer vanligtvis verifiera ägandet innan de påbörjar arbeten på fordon.
Fastighetsinvesteringsbolag köper och säljer rutinmässigt fastigheter och titelkoordinatorn ansvarar för att hantera processen för att erhålla eller släppa titeldokument. I vissa länder tar statliga myndigheter ut fastighetsskatt och enheter och individer måste ofta betala en högre skattesats på fastigheter som hyrs ut till tredje part. Mellan hyresperioderna kan ett fastighetsförvaltningsbolag använda en fastighet för interna ändamål, i vilket fall företaget ibland kan få en skattelättnad om samordnaren lämnar in den korrigerade titeln till den lokala domstolsbyggnaden. Om företaget sedan väljer att hyra ut fastigheten måste titeln uppdateras för att visa att fastigheten används som hyresfastighet.