Tekniska tjänstemän kan göra lite olika saker i olika företag, men i de flesta fall fokuserar deras jobb mycket på dokumentarkivering, både i pappersfiler och digitala databaser; de kan också vara involverade i att faktiskt designa datorbaserade arkiv och system för att främja effektiviteten för sin specifika miljö. I många fall innebär jobbet också mycket kontorsarbete och grundläggande administrativa uppgifter, vilket har fått en del att likställa denna position med en grundläggande sekreterares. Även om arbetsbeskrivningarna ofta överlappar varandra, kräver de flesta tekniska positioner djupare kunskaper om informationsteknik snarare än enkel dokumenthantering. Den här typen av yrkesmän kallas också ofta för att korrekturläsa och ibland även redigera tekniska dokument och manualer, vilket inte är något de flesta vanliga administrativa assistenter gör, och de måste ofta hjälpa till att se till att alla dokumentarkiveringssystem följer relevanta regler och föreskrifter.
Primär arbetsinställning
I de flesta fall fungerar tekniska tjänstemän som supportpersonal som hjälper till att bearbeta och arkivera mycket teknisk och specifik information, och som sådan är det vanligast att hitta den här typen av jobb i branscher som sysslar mycket med tät dokumentation och har många arkiveringskrav. Byggtekniska företag är några av de vanligaste arbetsgivarna, tillsammans med huvudentreprenörer. Mjukvaruföretag och företag som främst säljer digitala databaslösningar kan också behöva personer med denna typ av expertis. Vissa medicinska företag som sjukhus och försäkringsbolag har också lediga jobb. Jobbet kommer med nödvändighet att se olika ut på olika platser, men kärnuppgifterna och arbetsuppgifterna är oftast ungefär desamma.
Arkivering av dokument
Dokumenthantering är vanligtvis en av de viktigaste sakerna som människor inom teknisk kontoristyrket gör. Detta kan täcka allt från att ta emot pappersarbete till att behandla det som ”mottaget” och lagra det, till att skicka ut viktiga filer från företaget eller kontoret till andra och spåra och säkerställa mottagandet.
Några av de viktigaste dokumenten tenderar att beröra personalen, inklusive initiala anställdas pappersarbete, utbildningsregister och eventuella anteckningar om anställdas disciplinära åtgärder. Dessutom innebär de flesta kontorsjobb att organisera pappersarbetet som listar kraven för projekt och eventuella förändringar av verksamheten, att säkerställa att reglerna följs och deadlines hålls. Dessa dokument behöver vanligtvis ständigt uppdateras och lättillgängliga så att de ansvariga kan komma åt dem när som helst.
Digital databasering
Arkivering är vanligtvis inte begränsad till pappersdokument. En person i denna position förväntas också vanligtvis vara skicklig på att använda teknik för att hålla dokument organiserade. Denna typ av anställd bör vanligtvis kunna avgöra vilken programvara som skulle vara till hjälp, och bör veta hur man använder en mängd olika program. Relaterade uppgifter inkluderar ofta installation och felsökning av programvaran vid behov, samt att skapa och uppdatera databaser. Anställda med teknisk utbildning kan också förväntas hjälpa medarbetare med andra tekniska uppgifter som involverar datorn, särskilt relaterade till onlinerapportering eller arkiveringssystem.
Designa system och förbättra effektiviteten
Beroende på organisationen kan en kontorist i denna egenskap också bli ombedd att designa arkiverings- och dokumenthanteringssystem från grunden. Den här typen av uppdrag handlar ofta mycket om dokumentteknik, och tjänstemannens främsta roll är oftast att hitta sätt att göra systemen mer effektiva och mer användarvänliga.
Beroende på sammanhanget kan han eller hon också hjälpa företaget att följa nödvändiga lagar om dokumentlagring och arkivering. Företag som hanterar saker som känslig finansiell information eller hälsodata hålls ofta till högre standarder och måste följa vissa bestämmelser – bestämmelser som kan ändras med jämna mellanrum. Tjänstemännen är ofta ansvariga för att hålla koll på de relevanta reglerna och hjälpa till att se till att systemen på plats är kompatibla.
Korrekturläsning och redigering
I vissa fall hjälper tjänstemän med teknisk expertis till och med att skapa och redigera tekniska manualer för att säkerställa att informationen är korrekt. Korrekturläsning och redigering är en stor del av processen, men i vissa fall kan dessa typer av proffs faktiskt bli ombedda att skapa guider eller manualer – ofta till saker som dokumentnavigeringssystem – som kan distribueras brett till anställda och andra som använder programmet i fråga.
Grundläggande kontorsuppgifter
I likhet med andra typer av kontorister måste en teknisk kontorist vanligtvis utföra vissa kontorsuppgifter under dagen. Detta innebär att proffs kan förvänta sig att svara i telefonen och antingen svara på frågan som ställs eller vidarebefordra den som ringer till någon annan. De kan också hälsa på människor som besöker kontoret, och ibland fungera som den första kontakten människor har med företaget. Ytterligare kontorsuppgifter kan inkludera fax, e-post och hantering av korrespondens.