Sekreterare kan ha en rad uppgifter beroende på deras arbetsplats, men i allmänhet ansvarar de för att kontoren fungerar smidigt genom att utföra en blandning av administrativa uppgifter och ledningsuppgifter på låg nivå. Dessa yrkesmän svarar vanligtvis på telefoner och e-postkorrespondens och hanterar arkiveringssystem; de kan också sortera post, organisera möten och samordna kommunikation mellan kontor. I de flesta fall betraktas arbetet som ”ingångsnivå”, vilket innebär att inga speciella färdigheter eller utbildningskvalifikationer krävs för att lyckas. Likaså finns det oftast utrymme för avancemang. Människor med stor potential eller erfarenhet finner sig ofta i jakten på allt mer prestigefyllda jobb med högre och högre lön.
Administrativ assistent, kontorist och personlig assistent jobb ingår vanligtvis i detta paraply. Alla dessa befattningar är administrativa och alla vanligtvis fokuserar på pappersarbete och elektronisk dokumenthantering. Ett av de enda undantagen är regeringsnivå eller andra officiella ”sekreterare”, såsom försvarsministern eller finansministern. Även om dessa titlar kan antyda en ren lågnivåfunktion, är tjänstemän i dessa roller i allmänhet ganska högt rankade och utför vanligtvis lite eller inget administrativt eller kontorsarbete själva.
Kontorskicklighet
Kontorsledning är en av de viktigaste sekreteraruppgifterna. Denna kategori av arbete kan vara något bred, men innebär nästan alltid administrativa och kontorsuppgifter. Sekreterare hanterar vanligtvis kontorspapper, som inkluderar att skicka och ta emot post, skapa och organisera arkivsystem och hantera korrespondens. I de flesta miljöer är dator- och ordbehandlingsfärdigheter viktiga.
Att svara på telefonsamtal är också en viktig del av jobbet på de flesta håll. Sekreterare är ofta de första personerna som kunder och kunder kommer att prata med när de ringer ett företag. Som sådan krävs vanligtvis goda uppföranden och ett artigt uppträdande. Proffs måste vanligtvis visa en hel del takt när de tar emot meddelanden, placerar uppringare i vänteläge eller svarar på grundläggande frågor.
Schemaläggning och kalender
I många miljöer är administrativ personal ansvarig för att hantera kontorskalendrar såväl som individuella anställdas kalendrar. De är ofta ansvariga för att schemalägga möten och möten och se upp för konflikter och dubbelbokningar. Denna uppgift är särskilt uttalad på platser som läkarmottagningar där patienter ständigt ringer efter möten, men kan förekomma var som helst där högre anställda är ”efterfrågade”. Även om det bara handlar om att schemalägga ett lunchmöte eller ordna middagsbokningar, är sekreterare vanligtvis några av de första personerna chefer och chefer vänder sig till för att få hjälp.
Ledningsuppgifter
Den administrativa personalen ska förutom att ha kontorskompetens vara chefer för tid och människor. De måste förutse kontorspersonalens behov, lösa interna problem snabbt och arbeta effektivt för att samordna och föra samman olika människor. Utmärkta personkunskaper är verkligen viktigt, särskilt när det kommer till att leda chefer och andra viktiga medarbetare. Mycket av jobbet kan vara ”bakom kulisserna” med sekreterare som förutser sina överordnades behov och krav innan förfrågningar ens görs.
Position i personalhierarkin
På de flesta kontor anses sekreterare vara något låga och är nästan alltid nära botten av kontorets hackordning. De svarar vanligtvis till både mellannivå och högre ledning, och de måste vanligtvis hjälpa alla lika. Stora verksamheter och kontor har dock ofta hela sekreterarpooler, då uppstår något av en mer nyanserad hierarki. I dessa inställningar kan vissa arbetare ha till uppgift att utföra sämre jobb som att arkivera och svara på telefonsamtal, medan andra kan hantera scheman och interagera med högre rankad personal. Avancemang på dessa kontor beror vanligtvis på tid och erfarenhet.
Något av det mest prestigefyllda arbete en sekreterare kan få är inom området personlig assistans. Många ledande befattningshavare och företagsledare har dedikerade administratörer vars hela arbetsliv ägnas åt att ta hand om och hantera en ledares schema. Denna typ av sekreterare måste vanligtvis arbeta långa timmar och hantera ibland oförutsägbara krav och förfrågningar, men är ofta bland de bäst betalda och mest respekterade i yrket.
Utbildnings- och utbildningskrav
Olika arbetsgivare har olika krav på hur deras sekreterare utbildas. I vissa fall är en gymnasieexamen eller motsvarande allt som behövs, medan i andra är egentliga sekreterarcertifikat eller examina att föredra. Community colleges och yrkesskolor erbjuder ofta program där intresserade studenter kan lära sig detaljerna i ordbehandling och kontorshantering. Att ta den här typen av kurs är ofta en bra idé även om det inte är strikt obligatoriskt, eftersom det kan hjälpa en ansökan att sticka ut och kan ge nyanställda ett steg upp när det kommer till erfarenhet.
Särskilda omständigheter: Tjänste- och regeringssekreterare
Termen ”sekreterare” kanske inte alltid kopplas till en kontorsadministratör. I vissa fall, särskilt de som involverar högt uppsatta regeringstjänstemän, kan beteckningen användas i en hedersbetygelse för att indikera ledning av en bred sektor av ärenden. Tjänstemän som leder avdelningar eller övervakar stora statliga avdelningar kan använda sekreterartitlar, men deras jobb bör inte förväxlas med vanligare kontorsledningsroller.