Redovisningsproffs är en integrerad del av ett företags ekonomi- och redovisningsavdelningar. Individen i rollen som redovisningsspecialist kommer att ha ansvaret för att behandla fordringar och skulder. Individen kan också hantera huvudbokskontot, mata in fakturor i betalningssystemet, bokföra betalningar till kundkonton och behandla betalningar till leverantörer.
Även om processerna för en redovisnings- eller ekonomiavdelning kan variera, är ett element som vanligtvis är konsekvent avdelningens behov för individer att behandla, ta emot och hantera betalningar. Redovisningsproffs är hjärtat i ett företags ekonomiska förvaltning. När betalningar kommer in för produkter och tjänster kommer redovisningsspecialisten att applicera dessa betalningar på lämpligt konto. I små företag och verksamheter kan personen i rollen även göra bankinsättningar som en del av kundreskontraansvaret.
I likhet med kundfordringar måste leverantörsskulder behandlas och tillämpas korrekt. Pengarna som betalas ut dras vanligtvis från företagets drifts- eller finanskonton. Redovisningsspecialisten kan också ansöka och stämma av betalningar inom ett företags huvudbokskonto. Det är viktigt att pengar som tas emot och betalas ut registreras och rapporteras korrekt. Kassaflödena från ett företags huvudbokskonto används för att uppdatera och skapa företagets resultat- och balansräkningar.
Redovisningsspecialisten bör vara skicklig i fakturahantering. Betalningar till och från leverantörer registreras enligt det betalningshanteringssystem som används och det protokoll som företaget fastställt. Bokföringsspecialisten kommer att ha till uppgift att applicera betalningar på leverantörskonton och säkerställa bearbetning och registrering av godkända checkar. Säljare som betalas på återkommande basis kräver ofta upprättande av en inköpsorder. Bokföringsspecialisten kan ställa in och hantera betalningar av inköpsorder till pågående leverantörer och andra tjänsteleverantörer.
Journalposter används för att registrera bokföringstransaktioner. Redovisningsspecialisten kommer att ha ansvaret för att utföra journalanteckningar för redovisningsaktiviteter för betalningar och fordringar. Det är en vanlig affärspraxis att anteckningar stäms av i slutet av varje månad samt vid slutet av räkenskapsåret. Anteckningarna som redovisningsspecialisten gör i huvudboken måste vara exakta så att avstämningen korrekt återspeglar företagets betalningshistorik och kontosaldon.
För att arbeta som redovisningsspecialist bör en sökande ha gymnasieexamen eller motsvarande. Han eller hon bör också ha erfarenhet av att arbeta på en redovisningsavdelning; denna erfarenhet bör inkludera betalningshantering, kundfordringar, leverantörsskulder och betalningsavstämning. Datorkunskaper är också nödvändiga eftersom en stor del av det arbete som utförs av en redovisningsspecialist uppnås genom att använda datoriserad bokföringsprogram.