Vad gör en receptionist i receptionen?

En receptionist i receptionen hälsar besökarna när de kommer till ett företag och är ofta den första röst som folk hör när de ringer företaget. Han eller hon utför vanligtvis ett antal administrativa uppgifter också, inklusive distribuering av post och arkivering. Beroende på arbetsplatsen kan en person i den här positionen specialisera sig på saker som att fakturera, göra reservationer eller hjälpa till med säkerhet. Han eller hon kan arbeta var som helst som har ett välkomnande område, från en fabrik till ett hotell.

Uppgifter

En receptionists huvudsakliga uppgifter är att få människor att känna sig välkomna, svara på frågor och dirigera dem till andra delar av byggnaden. Utöver detta gör de flesta kontorsarbete. De hanterar skriftlig korrespondens, schemalägger möten, skickar och vidarebefordrar e-post, sammanställer rapporter och håller kontoret igång smidigt. Att förbereda brev och paket för frakt är en vanlig uppgift, liksom att utveckla goda relationer med frakt- och budtjänster.

Receptionister som har varit i jobbet ett tag kan ha ytterligare uppgifter, som lätt bokföring och efterforskning av potentiella leverantörer. Detta är särskilt vanligt i företag som inte har annan administrativ personal, som en sekreterare. Han eller hon kan också generera rapporter och kalkylblad och hjälpa till att organisera möten. Vissa företag har också receptionister som sköter filer om andra anställda, inklusive information om deras närvaro och prestationsrecensioner.

inriktningar

Receptionister har ibland specialiseringar utifrån sin arbetsplats. Till exempel kan en som arbetar på ett advokatkontor behöva ha en grundläggande förståelse för vilken typ av juridik hans eller hennes byrå är specialiserad på, medan en som arbetar på ett läkarkontor kan behöva kunna göra medicinsk fakturering och förstå grunderna av sjukförsäkringen. Likaså måste receptionisten för ett hotell kunna ta emot bokningar och dirigera människor till lokala företag och landmärken. De som arbetar på platser som gör materiella produkter eller husutställningar, som en fabrik eller ett museum, kan också leda besökare på turer. Vissa platser kan också ha personer i denna position som hjälper till med säkerheten genom att logga in och ut besökare eller be besökarna om legitimation.

Personliga och utbildningskrav

En receptionist i receptionen måste vara mycket organiserad, vänlig och engagerande. Han eller hon ska kunna multitaska mycket väl och kunna prioritera projekt när det behövs. Skillnaden mellan en bra och en bra receptionist beror ofta på goda problemlösningsförmåga och förmågan att interagera med en mängd olika människor.

Alla i denna position behöver vara bra på att arbeta med datorer och telekommunikationssystem. Han eller hon måste regelbundet kontakta anställda, kunder och leverantörer och behöver effektivt kunna ringa, e-posta och sms:a personer efter behov. Även om det inte alltid krävs, är webbvideokonferenser och Voice over IP (VoIP) utbildning ett plus.

Det finns inga formella utbildningskrav för att bli receptionist i receptionen. Vissa företag tar personer som bara har en gymnasieexamen och utbildar dem på jobbet. Att ha minst en associerad examen kan dock avsevärt öka en persons chans att få den här typen av jobb, och vissa platser kräver mer avancerade grader.