En professionell evenemangsplanerare är en man eller kvinna som organiserar, ställer upp och hanterar olika företags-, offentliga och privata evenemang och möten. Han eller hon hittar lämpliga platser, förhandlar dagar, tider och priser och bestämmer behovet av mat, dryck, bord och utrustning. Många evenemangsplanerare deltar faktiskt i de kongresser, möten eller konserter de organiserar för att säkerställa att alla deltagares behov tillgodoses. En professionell kan vara anställd av ett planeringsföretag, en intern kommitté i ett företag eller driva ett oberoende företag.
Det måste läggas mycket tid och kraft på att planera ett stort evenemang. Många företag, myndigheter och organisationer har helt enkelt inte tid, erfarenhet och resurser att sätta ihop en kvalitetssamling. En professionell evenemangsplanerare kan ta bort stressen från kunder och företag genom att ta på sig alla uppgifter som är involverade i att planera och genomföra en kongress. Han eller hon får vanligtvis en grundläggande uppfattning om vad ett evenemang handlar om, inklusive varför det äger rum, budgetinformation och antalet personer som kommer att vara närvarande. Eventplaneraren söker sedan efter de bästa platserna, förhandlar om priser och fastställer datum och tider.
Beroende på typen av sammankomst kan en professionell evenemangsplanerare behöva ordna cateringtjänster, underhållning eller specialutrustning som mikrofoner, videobandspelare och projektorer för seminarier och konferenser. När allt har schemalagts övervakar evenemangsplaneraren arrangemanget av stolar, bord och dekorationer och sköter andra förberedande uppgifter på plats. Han eller hon deltar ofta i evenemang och ser till att mat och förfriskningar inte tar slut och att deras kunder är nöjda med sitt arbete.
Många evenemangsplanerare arbetar för stora planeringsföretag, där de vanligtvis utses till specifika uppgifter, som att fastställa priser eller hitta lämpliga platser. En egenföretagare, professionell evenemangsplanerare, tar dock ofta på sig alla inblandade uppgifter, inklusive marknadsföring, marknadsföring, finansiering och övervakning av evenemang. Jobbet kan vara hektiskt, även om en erfaren yrkesman vidtar alla de försiktighetsåtgärder och förberedande steg som krävs för att se till att allt går smidigt.
Det finns inga fastställda krav för att bli en professionell evenemangsplanerare, även om många har associerade eller kandidatexamen i företagsledning, PR, kommunikation eller ekonomi. Många nationella organisationer erbjuder medlemskap och frivilliga certifieringstester för evenemangsplanerare, som kan hjälpa en professionell att förbättra sina referenser och chanser att hitta jobb. Certifiering är särskilt viktig för egenföretagare planerare, så kunder kan vara säkra på att de har att göra med proffs.