En planeringskoordinator sköter i huvudsak ett evenemang eller möte för en individ eller företag, ibland i stor skala. Vanliga koordinatorpositioner inkluderar bröllops-, affärs-, kongress- och mötestyper, bland andra koordinatorer som kan finnas i en mängd olika branscher. Dessa individer ser en händelse från början till slut och involverar endast en klient när ett större beslut eller förändring av planen är nödvändig. Några vanliga uppgifter för en planeringssamordnare inkluderar val av mötesplats, skissering av kundens behov och miljö samt anskaffning av mat och dryck utöver samordning av alla aktiviteter bland leverantörer och avslutning av evenemanget för kunden. Alla evenemang är inte lika, vilket gör den här karriären givande för dem som gillar variation i ett jobb.
Formell utbildning är inte alltid nödvändig för en planeringssamordnare, även om detta inte betyder att denna karriär är okvalificerad. Medan en stor organisation som hyr ut koordinatorer till kunder kan kräva en högskoleexamen, arbetar många individer som entreprenörer med liten formell utbildning. Vanliga grader som är tillämpliga på denna karriärväg inkluderar PR, hotell- och hotellledning, kommunikation eller marknadsföring. I vissa fall kan en individ som väljer att arbeta med företagskunder hitta en högskoleexamen till hjälp för att placera hans eller hennes färdigheter över en annan planeringssamordnare. Utbildning kan också vara nödvändig när en individ hittar ett jobb på en organisation som anställer flera typer av samordnare.
När en planeringskoordinator först engagerar sig med en klient, försöker han eller hon ta reda på vilken typ av händelse och vad kunden önskar. Erfarna koordinatorer har oftast portföljer av tidigare möten eller evenemang som de kan använda som exempel för nya kunder. Vanliga beslut för evenemang inkluderar plats, nivå av formalitet, typ av mat, längden på vissa aktiviteter och en mängd andra. De flesta möten och evenemang kan ta veckor eller månader att planera, beroende på deras storlek och omfattning. Bröllopskoordinatorer kan till exempel ta nästan ett år att planera ett evenemang utifrån kundens behov och önskemål.
De flesta evenemang som en planeringskoordinator arbetar med kräver utmärkta tidshanterings- och organisationsförmåga. Extremt framgångsrika koordinatorer finner ofta att deras talanger dras åt många håll med flera kunder och evenemang som pågår samtidigt. Medan vissa koordinatorer kan tycka att detta är fysiskt och känslomässigt dränerande, kan andra tycka att det är energigivande att se ett stort evenemang genomföras. Många planeringskoordinatorer kan också delta i evenemanget och övervaka flera aktiviteter, vilket gör att de kan arbeta direkt med de som deltar. Det kan också vara givande att se en storskalig produktion på höjden av fullständighet.