En mötessamordnare underlättar i allmänhet möten och upprätthåller ett företagsschema. Det finns många potentiella delar i jobbet som mötes- eller konferenssamordnare, men de flesta har att göra med att underlätta möten mellan medlemmar i ett företag eller andra parter. Generellt är möteskoordinatorn en högnivåplanerare som specialiserar sig på logistiken för alla möjliga möten, från regelbundna interna möten till stora konferenser.
Ett allmänt ansvarsområde för en mötessamordnare kan omfatta mötes- eller konferensredovisningsuppgifter. Dessa proffs kan uppskatta kostnaderna för ett möte, konferens eller evenemang, vilket ger radkostnader som ska budgeteras i företagets totala budget. Kostnadsuppskattning och inköp är en del av vad möteskoordinatorer kan göra för att underlätta evenemang.
En annan aspekt av att samordna möten är att upprätthålla närvaroroller. Möteskoordinatorer kan reservera plats vid möten eller ta emot avbokningar och hålla en uppdaterad lista över vem som kommer att delta i ett specifikt företagsevent. Dessa proffs kan också hantera en rad bokningskonflikter eller schemaläggningsproblem.
Många mötes- eller konferenskoordinatorer har ett nära samarbete med företagsledare. De kan arbeta med händelser som händer inom en avdelning, händelser som händer mellan avdelningar eller evenemang där företagsledare nätverkar med externa parter. I alla dessa fall kommer mötessamordnare att arbeta i administrativa roller för att se till att möten och andra evenemang går smidigt.
Förutom att planera för de faktiska mötena, konferenserna och evenemangen, kan möteskoordinatorer schemalägga möten före eller efter evenemanget för att få mer input om vad som behövs. Detta kan inkludera att samla in erfarna medarbetare som kan ge feedback om en händelse innan den inträffar, samt att hålla möten efter händelsen för att informera avdelningsledare eller chefer om vad som hände vid ett möte eller event.
Mötes- eller konferenskoordinatorer kan också samarbeta med underhållspersonal för att se till att platserna där evenemang hålls är i ett presentabelt skick. Frågor om hälsa och säkerhet kan också utvärderas innan ett evenemang. En mötessamordnare kan också titta på olika typer av försäkringar som kan behövas för ett stort företagsevent, eller till och med för ett internt möte. Allt detta är bara en del av vad mötesplanerare på hög nivå kan behöva ägna sig åt under den allmänna rubriken logistik och planering.