En mötesfacilitator kan fylla olika roller, beroende på typ av möte. Han kan till exempel vara ansvarig för att spela in protokoll och se till att tal, diskussioner eller presentationer hålls till de utsatta tiderna. Vissa möten kan handla om kontroversiella eller känslomässiga ämnen, så samtalsledaren kan agera mer som mötesmoderator i det här fallet. Ett annat typiskt ansvar för en mötesfacilitator är att hålla dialogen relevant genom att pausa eller byta riktning när samtalet hamnar på spåren. I allmänhet hjälper han och vägleder processen utan att försöka påverka resultatet.
Organisationer planerar möten av olika anledningar. De är standardförfaranden för många typer av företag, medan andra kan ha möten mer sällan. Typerna av sammankomster kan vara allt från veckovisa personalmöten till företagsretreater som pågår i flera dagar. Möten kan äga rum på kontoret, på en annan plats och till och med online. En mötesfacilitator kan vara en anställd, till exempel en administrativ personal, eller så kan han vara en extern konsult anlitad specifikt för att organisera och genomföra möten.
Inför mötet kommer en mötesfacilitator vanligtvis att förbereda sig genom att identifiera och undersöka eventuella relevanta frågor. Han kan skapa dagordningen och kommunicera med mötesdeltagarna, informera dem om detaljerna och tillhandahålla förhandsinformation, såsom ämnen för diskussion. Ofta tar handledare hand om logistiska detaljer som att sätta upp mötesplatsen med förnödenheter som möbler, förnödenheter och förfriskningar.
Mötesledaren kallas ofta moderator och kan ha en lista med frågor eller diskussionsfrågor. Han startar vanligtvis dialogen och kan hålla tiden och byta ämne för att föra diskussionen vid behov. Ofta har han ingen del i resultatet utan agerar som en opartisk agent för organisationen. Han kan delta genom att uppmuntra till diskussion och hjälpa vissa individer att bidra. Förutom att göra personliga anteckningar kan han också använda en stor tavla eller andra visuella hjälpmedel för att komplettera diskussionen och utveckla idéer.
En mötesfacilitator fungerar ofta också som mötesskrivare. Han kan eller kanske inte deltar i dialogen, men hans huvudsakliga uppgift är att föra protokoll. Detta görs vanligtvis genom att skriva eller skriva dem för hand, eller genom att använda en inspelningsenhet. Senare kan brännaren transkribera anteckningarna och distribuera mötesprotokoll eller rapporter.
En egenskap hos en bra mötesfacilitator är förmågan att vara opartisk. Att visa uppmärksamhet på detaljer och hjälpa deltagarna att hålla sig till sina tilldelade tider samtidigt som de gör framsteg mot sina uttalade mål är andra fördelaktiga färdigheter. Generellt sett inkluderar ledning av effektiva möten också mötesfacilitatorns vilja att följa upp deltagarna och hjälpa dem att vidta åtgärder mot de mål som de skisserat.