En medicinsk specialist arbetar på ett vårdkontor, vanligtvis en klinik eller privatpraktik, och har till uppgift att utföra ett antal stöduppgifter. Dessa uppgifter kan omfatta registerhantering, fakturering och försäkringshantering, transkription och andra uppgifter som inte kräver en licensierad vårdgivare. Specialisten kan utföra många olika uppgifter beroende på kontorets storlek. Specialisten kan bli skyldig att svara i telefon, hälsa på patienter och intervjua en ny patient för kontaktinformation.
Registerhantering och kontorsstödjande funktioner som utförs av den medicinska specialisten på kontoret liknar vanligtvis de för en administrativ assistent i en miljö som inte är hälsovård. Schemaläggning, arkivering och kundservice utgör majoriteten av arbetsbördan. Medicinska journaler innehåller känslig och konfidentiell information, och lagar om utlämnande av denna information varierar från plats till plats. Specialisten är skyldig att behandla förfrågningar om information i enlighet med lagen.
En medicinsk specialist kommer att arbeta under överinseende av en läkare på ett kontor. Han eller hon kommer att hjälpa vårdpersonalen att hantera patientflödet genom personlig interaktion och hantering av pappersarbete. På ett sjukhus arbetar medicinska specialister vanligtvis under ledning av den ansvariga sjuksköterskan, hanterar patientdiagram och koordinerar transporten av patienter till olika avdelningar, såsom radiologi eller sjukgymnastik. Specialisten kan också skicka förfrågningar från läkare och familjemedlemmar till lämplig sjuksköterska.
Fakturerings- och kodningsavgifter är väsentliga för att hantera betalningar och uppfylla regulatoriska kriterier. Folkhälsoprogram och privata försäkringsbolag har etablerat ett kodningssystem som en typ av stenografi för att registrera diagnoser och procedurer i medicinska och faktureringsregister. En sjukförsäkringsspecialist är ansvarig för korrekt kodning och inlämnande av anspråk på ersättning. Han eller hon kan också ansvara för att fakturera patienten för avgifter som inte täcks av försäkringen.
Om praktiken eller kliniken gör in-house transkription, är en medicinsk specialist känd som transcriptionist ansvarig för att ta läkarens muntliga eller skriftliga anteckningar och skriva in dem i en elektronisk databas eller skapa en transkriberad papperskopia. Detta är ett mycket specialiserat område eftersom terminologin kan vara ganska komplex. Sjukhus och stora kliniker kan anställa medicinska specialister för detta jobb direkt, men många kontrakterar med en tjänst. Medicinska transkriptionister kan arbeta hemifrån som anställd eller som en oberoende entreprenör.