En medicinsk kontorsadministratör, även ibland kallad medicinsk sekreterare eller kontorsassistent, är primärt ansvarig för att svara i telefoner, schemalägga möten och hantera patientjournaler på en hälsoklinik eller annan medicinsk kontor. Dessa yrkesverksamma arbetar ofta direkt för läkare och sjuksköterskor, men kan också vara anställda på sjukhus, akuta vårdcentraler och stödboende eller hospice. Arbetet är vanligtvis liknande oavsett miljö och tenderar att kretsa kring sekreterare och grundläggande pappershanteringsuppgifter.
Direkt patientinteraktion
På de flesta läkarmottagningar är administratören den första person som patienter ser när de kommer in. Han eller hon sitter vanligtvis vid ett skrivbord nära den främre ingången och är vanligtvis ansvarig för att checka in folk, svara på frågor och se till att patienterna känner sig lätthet. Beroende på kontoret kan den här personen också vara ansvarig för att sköta väntrummet, inklusive att hålla det snyggt och se till att det finns distraktioner som läsmaterial, leksaker eller lämpliga tv-program tillgängliga.
Att hantera pappersarbete som patienterna behöver fylla i är också en del av jobbet på de flesta håll. Administratörer samlar vanligtvis in och registrerar försäkringsinformation och medicinska formulär och avslöjande, och brukar också begära eventuella egenbetalningar eller räkningar som ska betalas.
Besvara samtal och hantera kalendrar
Att bemanna telefonerna är en annan riktigt viktig del av den här proffsens arbete. Människor som ringer medicinska kontor brukar prata med en administratör, åtminstone till en början, särskilt för saker som att få vägbeskrivningar till kontoret eller schemalägga ett möte. I händelse av en medicinsk nödsituation kommer skrivbordsarbetaren vanligtvis vidarebefordra samtalet till en läkare eller sjuksköterska, annars tar han ett mycket detaljerat meddelande och vidarebefordrar den viktigaste informationen till den medicinska experten ”jour”.
Jobbet kräver också vanligtvis mycket kunnighet när det kommer till att schemalägga och organisera tid. Administratörer skapar och hanterar vanligtvis kalendrar för möten, patientkonsultationer och viktiga möten som de måste hålla ständigt uppdaterade. När läkare, sjuksköterskor eller annan medicinsk personal löper efter schemat eller måste missa dagar, är det vanligtvis administratörens uppgift att anpassa saker. Att ringa patienter, boka om evenemang och flytta runt möten med ett ögonblicks varsel kan vara en central del av arbetet.
Kontorarbete
Den medicinska världen är en som är starkt journalberoende, och en av sjukvårdsadministratörens största jobb är att hålla ordning på pappersarbete och skrivna filer. Detta börjar vanligtvis med patientjournaler. Administratören måste vanligtvis utforma ett system för att hålla filer uppdaterade och tillgängliga, vilket ofta innebär datoranvändning och elektronisk journalföring. De flesta moderna kontor använder en kombination av digitala och pappersbaserade filer, och att organisera och assimilera de två kan vara en större uppgift än det verkar.
Kontorsadministratörer kan också vara ansvariga för att hantera korrespondens och hantera saker som elräkningar och lönehantering. Mycket av detta beror på storleken på kontoret i fråga – stora verksamheter som sjukhus har ofta specifika faktureringsavdelningar som kommer att hantera ekonomiska frågor, men i mindre verksamheter faller dessa saker ofta på personen som sitter i receptionen. På vissa ställen kan den här personen också hantera försäkringspapper, inklusive att utfärda räkningar till patienter och hantera tredje parts betalningar.
Assisterande läkare
Beroende på kontoret kan en administratör också behöva hjälpa den medicinska personalen med saker som diktering av journaler, transkription och förberedelser för provrummet. Beställning av labbtester kan också krävas. I vissa fall behandlar sjukvårdspersonal sin kontorspersonal som personliga assistenter och ber dem att göra saker som att ordna personlig transport, göra middagsbokningar eller samla in kemtvätt, även om detta inte på något sätt är en universell del av arbetsbeskrivningen.
Olika arbetsinställningar
En medicinsk kontorsadministratör kan arbeta på många olika platser. Individuella metoder är några av de vanligaste, men jobbet kan hittas nästan var som helst där patienter och vårdpersonal interagerar – sjukhus, vårdhem och fristående kliniker är bara några exempel. Det är ibland också möjligt att hitta den här typen av administratörer som arbetar hemifrån, ofta som ”virtuella assistenter”. Läkare och andra som driver små mottagningar kanske inte har överkostnaderna att anställa personal för att ordna möten och hantera anmälningar på heltid, men att få fjärrhjälp några timmar i veckan är ofta användbart. Arbete-at-home-arrangemang kräver vanligtvis tillgång till Internet och en dedikerad telefonlinje för att hantera medicinska samtal, men detaljerna kan variera mycket beroende på omständigheterna.
Utbildnings- och utbildningskrav
Arbetsgivare ställer till stor del sina egna krav när det gäller att anställa administratörer på läkarmottagningar, men en gymnasieexamen eller motsvarande är nästan alltid viktigt. Erfarenhet av kontorsarbete är också vanligtvis en tillgång, och kunskap om medicinsk fakturering och kodning kan också vara till hjälp. Vissa community colleges och yrkesskolor erbjuder kurser speciellt utformade för att utbilda människor att arbeta på medicinska kontor. Även om den här typen av program inte på något sätt garanterar arbete som administratör på läkarmottagningen, kan de göra det lättare för sökande att bli uppmärksammade, särskilt när det gäller konkurrenskraftiga jobb eller önskvärda arbetsgivare.