Vad gör en lönepraktikant?

Lönepraktikanter är nybörjaranställda som får utbildning på jobbet innan de går över till fasta lönetjänstemän. Liksom en etablerad kontorist behandlar en lönepraktikant anställdas lönebetalningar och gör nödvändiga avdrag för att täcka skatter och andra kostnader. Praktikanter arbetar normalt under direkt övervakning av erfarna kontorister eller avdelningschefer.

Vanligtvis måste en lönepraktikant ha tagit examen från gymnasiet, men de flesta företag förväntar sig inte att praktikanter har högskoleexamen eftersom kontoristjobb normalt är instegspositioner. Praktikanter visas hur man läser anställdas tidskort som innehåller information som till exempel de timmar den anställde arbetat. Arbetslagar i vissa länder kräver att arbetsgivare betalar extra pengar eller övertid till anställda vars veckoarbetstid överstiger vissa maximivärden. Företag använder lönekoder för att skilja vanlig arbetstid från övertid, semester och sjuktid. Under den inledande orienteringsperioden får praktikanterna lära sig om de olika lönekoderna och hur man matar in information i lönesystem och mjukvara.

I många länder är arbetsgivare skyldiga att hålla inne skatter från anställdas löner och lönetjänstemän och praktikanter är ansvariga för att beräkna dessa obligatoriska källskatter. Tjänstemännen beräknar årslönen för anställda och använder en skattesatsmatris för att bestämma hur mycket skatt som varje anställd måste betala. Därför måste en lönepraktikant ha goda matematikkunskaper och ett öga för detaljer. Dessutom kan arbetare i vissa länder göra bidrag före skatt till pensions- och hälsovårdskonton, i vilket fall tjänstemän och praktikanter måste dra av pengar från lönecheckar och vidta åtgärder för att få pengarna insatta på lämpliga konton.

Ibland gör avdelningschefer och anställda fel när de matar in löneinformation och en lönepraktikant måste kontrollera att tidkorten är korrekta innan de behandlar eventuella betalningar. Praktikanter måste ofta kontakta anställda för att lösa frågor relaterade till sådana fel, vilket innebär att praktikanter måste ha goda administrativa och interpersonella färdigheter. Lagar i många nationer kräver att arbetsgivare sparar löneinformation i flera år och praktikanter har ofta till uppgift att lämna in lönedokument.

Till vardags ansvarar en lönepraktikant för samma slags arbetsuppgifter och ansvar som en fast anställd löneavdelning. Medan lönehandläggare vanligtvis ansvarar för sitt eget arbete, inspekteras en lönepraktikants arbete normalt av en handledare innan eventuella löneutbetalningar behandlas. Dessutom måste praktikanter ofta genomföra tester på olika aspekter av sitt arbete innan de kan börja hantera mer komplexa uppgifter. Praktikanter som gör minimala fel kan så småningom arbeta utan direkt handledning. När detta inträffar slutar utbildningsprocessen vanligtvis och praktikanterna blir fullfjädrade lönetjänstemän.