En kyrkosekreterare sköter vanligtvis alla administrativa ärenden för en kyrka, från att svara i telefoner till att utforma bulletiner, göra kopior och hantera korrespondens. Jobbet är ofta mycket mer än att bara jonglera med pappersarbete och ringa telefoner. De flesta sekreterare måste också fungera som ett ansikte för hela organisationen. Grundläggande kunskaper om kyrkan, dess struktur och trosuppfattningar är ofta väsentliga, eftersom sekreteraren kan vara tillkallad för att svara på breda frågor från ett brett spektrum av människor.
Detaljerna för vad en kyrkas sekreterare gör beror med nödvändighet på detaljerna i organisationen i fråga. För det mesta utgör dock administrativa uppgifter huvuddelen av jobbet. Sekreteraren sköter vanligtvis kyrkans frontkontor. Detta innebär att underhålla huvudkalendern, schemalägga möten och veta hur man når all personal. Han eller hon måste vara väl insatt i kyrkans programmering och måste veta hur man riktar specifika frågor från allmänheten.
Till viss del måste en kyrkosekreterare vara en allmän kyrklig resurs, både för församlingar och för omvärlden. På insidan är han eller hon ansvarig för att koppla samman kyrkans medlemmar med pastorer, hantera anmälningar till klasser och evenemang och publicera och distribuera tillkännagivanden. Detta inkluderar ofta hantering av e-postdatabaser samt tryckta flygblad och bulletiner.
Sekreterare ska också representera kyrkan och dess programmering utåt. Nykomlingar med frågor om gudstjänster eller evenemang når oftast kyrkosekreteraren som en första referenspunkt när de ringer. Sekreteraren måste artigt och ärligt kunna svara på frågor om kyrkan och dess policy. Att schemalägga pastoral rådgivning, tillhandahålla fakta om bröllops- och begravningsplanering och svara på frågor om kyrkans grundläggande övertygelser faller allt inom kyrkosekreterarens arbetsbeskrivning.
I vissa kyrkor, särskilt de som är mycket stora, kan en kyrkosekreterare tilldelas en enskild pastor eller präst. Den här typen av kyrkesekreterare är på många sätt som en personlig assistent. Han eller hon sköter pastorns personliga schema och tar emot och skickar ut korrespondens i pastorns namn. Sekreteraren kommer att interagera med andra medlemmar av kyrkans personal och kommer då och då att ta på sig mer allmänna uppgifter, som att hjälpa till med att förbereda veckobrev, men tillbringar större delen av varje dag i tjänst för endast en person. Kyrkor med denna struktur anställer vanligtvis flera sekreterare: ofta en för varje medlem av den högre ledningen, och en eller flera för att sitta i receptionen och hantera mer allmänna förfrågningar.
Alla sekreterare måste vanligtvis samarbeta för att upprätthålla konsekvens, både i uppsökande verksamhet och i uppgiftshanteringen. Detta gäller lika mycket för stora kyrkor med flera sekreterare som för små kyrkor med olika deltidsanställda administrativa assistenter som arbetar tillsammans för att täcka jobbet. Kyrkokontoret är en integrerad del av de flesta kyrkliga organisationer, och sekreterarnas främsta roll är att se till att det kontoret är effektivt, effektivt och hjälpsamt.