En kontorsassistent/receptionist är vanligtvis ansvarig för front office-uppgifter i ett företag eller en organisation. Receptionisten kontrollerar vanligtvis åtkomsten till kontoret genom att hälsa gästerna välkomna, meddela anställda om besökare och arbeta med leveranspersonal och entreprenörer. Utöver det kan kontorsassistenten ansvara för ett antal kontorsadministrativa uppgifter såsom hantering av kalkylblad, korrespondens och beställning av kontorsmaterial. Beroende på organisationens storlek och antalet anställda kan kontorsassistenten/receptionisten även fungera som personlig eller administrativ assistent till en eller flera av ett företags chefer eller chefer.
Medan många kontor nu förlitar sig på röstmeddelandesystem för att svara på telefoner och dirigera uppringare till den berörda arbetaren, anställer många fortfarande en kontorsassistent/receptionist för att hantera telefonsystemet och för att prata med uppringare som har svårt att använda det. Receptionister utför också uppgiften att övervaka receptionen, även känd som väntområdet eller rummet, dit besökarna vanligtvis går in. En traditionell kontorsassistent/receptionist tar vanligtvis ansvaret för att se till att en besökare meddelas till de personer som han eller hon besöker eller, om besökaren är en leveransperson, kommer receptionisten vanligtvis att skriva på för paket och låta mottagarna veta deras ankomst. En kontorsassistent/receptionist kan också vara ansvarig för att informera ”walk-in” kunder om ett företags tjänster och kan också boka möten mellan kunder och anställda.
Företag med en relativt liten kontorspersonal kan kräva en kontorsassistent/receptionist för att ta på sig andra roller inom företaget. I en mycket liten organisation, eller en med en mycket sparsam budget, kan receptionisten också fungera som kontorschef. Han eller hon kan vara ansvarig för att se till att kontoret fungerar väl genom att fylla på med förnödenheter och övervaka prestandan hos kontorsmaskiner, såsom kopiatorer, faxmaskiner och till och med datorer. Kontorsassistenten/receptionisten med dessa ansvarsområden kommer vanligtvis att kontakta och arbeta med reparatörer såväl som andra entreprenörer som kan behöva utföra arbete på kontorslokalen eller byggnaden. Andra vanliga ansvarsområden inkluderar evenemangsplanering, reseschemaläggning och, i vissa fall, hantering av allmän kontorskommunikation, såsom meddelanden om helgdagar, speciella evenemang och säkerhetshänsyn.
Kvalifikationerna för att bli kontorsassistent varierar beroende på vilken kompetens som krävs för att ta en position inom ett visst företag. I många fall kan kontorsanställda få sina färdigheter på jobbet eller genomföra ett yrkesutbildningsprogram som ger dem en grundläggande förståelse för kontorsadministration. Andra alternativ inkluderar att ta fortbildnings- och vuxenutbildningskurser i olika mjukvarupaket, affärsskrivande och kommunikation och protokoll.