En inköpshandledare är en typ av chef som ansvarar för upphandlingsgruppen. Som en del av sitt jobb stödjer inköpsledare affärsverksamheten genom att granska inköpsrekvisitioner, godkänna inköpsprisavvikelser och kontrollera överskjutande och föråldrade kostnader. Om inköpshandledaren är anställd av en tillverkningsanläggning, kommer han också att ansvara för att arbeta med programledning och produktionsplanerare för att avgöra när material kommer att vara tillgängligt för verksamheten för att bygga produkter.
Inköpsrekvisitioner är förfrågningar om att köpa produkter för att stödja kundorder. En inköpsansvarig går igenom inköpsrekvisitionerna och avgör vad som behöver beställas. Själva orderinmatningen utförs av köpare som arbetar för inköpshandledaren. Vanligtvis kommer dessa inköpsrekvisitioner att vara resultatet av ett ERP-system (Enterprise Resource Planning). Innan köparna auktoriseras att lägga beställningar hos leverantörer kommer inköpsövervakaren att träffa medlemmar av ledningsstaben för att bekräfta att kundorderefterfrågan och fabrikskapacitet är tillräcklig för att stödja dessa beställningar.
Inköpsprisvariationer (PPV) är resultatet av att ett noterat enhetspris är högre än standardenhetspriset som laddas in i affärssystemet. En ogynnsam PPV kan potentiellt få företaget att göra mindre vinst, så inköpsövervakaren måste granska eventuella ogynnsamma PPV för att fastställa orsaken. Om orsaken beror på kundinducerade problem såsom förfrågningar om ledtid eller mindre kvantiteter som krävs än vad som ursprungligen angavs, kommer inköpschefen att skicka en begäran till programchefen för att få PPV:en återvunnen från kunden. Om orsaken är relaterad till köparfel eller andra problem som inte orsakas av kunder, kommer inköpschefen att utföra rotorsaksanalys och tillhandahålla ytterligare utbildning eller processuppdateringar efter behov för att förhindra att problemet uppstår i framtiden.
Inköpschefer är också ansvariga för att kontrollera över- och föråldrade kostnader. Överskott är mängden material som ägs av ett företag som är större än efterfrågan från deras kund. Föråldrad hänvisar till allt material som har noll efterfrågan, alltså ingen användning. Inköpsansvariga granskar med jämna mellanrum och beställer materialdetaljer för att säkerställa att det inte finns något strandat material.
Om en efterfrågan ändras från kunden gör att material blir överskott, kommer inköpsledaren att samarbeta med köparna och försöka återlämna överskottet till den ursprungliga leverantören. Efter att denna due diligence har utförts, skickas allt material som fortfarande är strandat vanligtvis in i ett självriskkrav till kunden för betalning. Föråldrat material beror ofta på en teknisk förändring som kan ha tagit bort en viss komponent från materialförteckningen. Inköpsavdelningen kommer att försöka returnera delarna eller hitta ett annat sätt att använda dem. Om det misslyckas kommer ett föråldrat krav att lämnas till kunden.