Medan det exakta ansvaret för en högskoleadministratör, även känd som en utbildningsadministratör, varierar mellan institutioner, är de flesta administratörer ansvariga för de dagliga campusfunktionerna. Kollegiets administratörer övervakar ofta budgeteringsfrågor som kan sträcka sig från frågor om ekonomiskt stöd till anställdas ersättning. De är vanligtvis involverade i antagningsprocessen och kan fatta specifika antagningsbeslut. Ibland kan administratören hjälpa till att styra läroplanen och övervaka spårningen av campus uppgifter.
När det gäller utbildningskrav måste universitetsadministratörer, eller högskoleadministratörer, vanligtvis ha minst en kandidatexamen. Många skolor kräver dock att deras administratörer har en examen inom ett relaterat område som ekonomi, rådgivning, utbildning eller företag. Ofta kommer administratörens specialitet att avgöra hans eller hennes jobbansvar.
Högskoleadministratörer som har en examen i ekonomi eller företag, till exempel, kan specialisera sig på ekonomiska frågor, såsom ekonomiskt stöd. En biståndsadministratör skulle med största sannolikhet ansvara för att hålla reda på de medel som betalas ut till studenter i form av lån, stipendier eller bidrag. Han eller hon kan också vara ansvarig för att se till att universitetets budget är balanserad och ge förslag på förbättringar av institutionens ekonomi.
En annan vanlig roll som en högskoleadministratör har är den som chef för studentfrågor. Som chef för studentfrågor kan administratören ansvara för studentbostäder, karriärrådgivning för studenter, studentförvaltning eller samordning av skolsponsrade studentaktiviteter.
Beroende på storleken på högskolan eller universitetet kan det också finnas en högskoleadministratör som fokuserar på PR. En annan kan fokusera på tillsyn över alumnbidrag och en annan kan hantera skolutveckling. Administratörer arbetar vanligtvis under hela året och arbetar ofta längre under början av varje termin och före räkenskapsårets början.
Förutom grundläggande utbildningskrav måste framgångsrika collegeadministratörer ofta ha en mängd olika färdigheter. Medan vissa högskoleadministratörer kan fokusera på arbete bakom kulisserna, interagerar de flesta administratörer med studenter dagligen. Förmågan att arbeta bra med studenter, och fakulteten för den delen, är ofta ett nyckelkrav. Dessutom förändras universitetets och högskolans ekosystem ofta i takt med att institutionen växer eller lagstiftning antas. Som ett resultat är flexibilitet en annan nyckelegenskap som en framgångsrik administratör bör ha.
Kollegiets administratör kan också uppmanas att tala till campus på uppdrag av presidenten eller en avdelningsordförande. De flesta collegeadministratörer svarar på skolans ordförande och prosten. Många högskoleadministratörer sitter också i styrelsen, skolans högsta styrande organ, för att komma med förslag på hur skolan kan förbättras.