En front office agent är en person som sköter gästansvar på en hotellanläggning. Dessa typer av agenter måste vara professionella och ha solida interpersonella kommunikationsförmåga. En förmåga att räkna pengar tillsammans med starka organisatoriska färdigheter är också avgörande i rollen som front office agent. Front office-agenter måste vara flexibla och punktliga, ha en stark ansvarskänsla och vara villiga att fungera som länkar mellan gäster och många andra avdelningar på hotellanläggningar.
En viktig plikt för en front office-proffs är att registrera gäster. Det handlar i huvudsak om att hyra rum på anläggningen, att tilldela gäster vissa rum och att främja andra företagstjänster. Front office-agenter måste också svara på gästfrågor och hantera eventuella klagomål om rum eller tjänster. Att checka ut gäster på ett snabbt och effektivt sätt när de är redo att lämna är dessutom ett krav som front office-agenter måste uppfylla. Av denna anledning bör en front office-agent veta hur man använder industriutrustning som ett kreditkortssvep och en elektronisk nyckelmaskin.
Individer som arbetar i front office måste dessutom ta tid att kommunicera med kunder. De bör dela information med nuvarande och potentiella kunder om deras organisations tjänster och alla specialerbjudanden som företaget erbjuder. Att inleda en vänlig dialog med kunder för att skapa en relation med dem är också en viktig del av att vara en effektiv front office-agent.
Att hantera pengar är också en värdefull del av en front-receptionisttjänst. Agenter som arbetar i receptionen är ansvariga för att samla in betalningar från gäster efter att tjänsterna har slutförts efter att räkningarna har beräknats korrekt. De måste dessutom se till att de har tillräckligt med kontanter till hands för att ge växel till kunder när det är nödvändigt under finansiella transaktioner. Att bokföra avgifter på gästkonton för produkter och tjänster som mat eller rumsservice är också en front office-plikt.
Att hjälpa till med diverse uppgifter som att hjälpa till med en frukostserveringsperiod är också en del av arbetet i frontområdet på en hotellanläggning. Front office-agenter måste dessutom ständigt se upp för gästernas säkerhet och välbefinnande och rapportera alla osäkra förhållanden till ledningen omedelbart. Till och med hjälpa till att dekorera ett allroundrum eller konferensrum för speciella gästevenemang finns i arbetsbeskrivningen för en front office agent. Dessutom bör dessa agenter se till att huvudgästlobbyn förblir städad för att välkomna gästerna bekvämt.