En fotoarkivarie är vanligtvis ansvarig för att organisera en grupp fotografier på ett sätt som är heltäckande och meningsfullt. Detta kan åstadkommas på ett antal olika sätt, och kan inkludera kronologisk ordning och organisering av fotografier i kategorier baserade på motiv eller fotograf. När organisationen väl är klar är en arkivarie ofta ansvarig för att se till att betydelsen och syftet med olika bilder fångas genom sammansättningen av register och notation för varje bild. En fotoarkivarie kan också arbeta i ett digitalt medium, använda digitala fotografier och datorfiler för att organisera data på ett meningsfullt och effektivt sätt.
Arbetsuppgifterna och ansvaret för en fotoarkivarie kan variera något, beroende på den anställande organisationens särskilda behov. I allmänhet börjar dock en arkivaries arbete ofta med att samla in och organisera ett antal fotografier som ingår i en samling. Denna initiala uppgift kan vara oerhört komplex om en grupp har tusentals eller till och med miljontals fotografier som måste arkiveras och göras tillgängliga.
En korrekt organisation av en fotoarkivarie innebär ofta inte bara att de olika fotografierna sammanförs utan också att bestämma det bästa sättet på vilket de kan beställas. Detta kan bero på hur en organisation vill ha bilderna arkiverade, även om kronologisk ordning är ganska vanlig. Att bestämma korrekt kronologi för fotografier kan dock vara svårt, så ytterligare metoder kan användas. Fotografier kan organiseras baserat på bildernas motiv eller personen som tog fotot, eller sorteras baserat på flera kategorier med olika nivåer av betydelse.
När bilder väl är organiserade på rätt sätt, fastställer vanligtvis en fotoarkivari innebörden eller syftet med dem. De insamlade bilderna kan till exempel åtföljas av noteringar som anger vem som tagit varje bild och motivet för var och en. Ytterligare information kan tillhandahållas för att utvidga detta, ofta med detaljer om betydelsen av ett fotograferat föremål eller dess syfte. Detta säkerställer att bilder i ett arkiv förblir meningsfulla i framtiden.
En fotoarkivarie kan också arbeta med digitala fotografier, organisera och lägga till anteckningar till dem i ett digitalt medium. Detta kan göras rent på en dator, genom att en arkivarie lägger till anteckningar till digitala filer, organiserar bilder i olika undermappar och lagrar bilderna på en hårddisk. Sådan arkivering kan dock även involvera externa media, inklusive användning av ytterligare lagringsenheter eller mediaskivor. Detta säkerställer att ett register över bilder och notationer bevaras av en fotoarkivarie både i en säkerhetskopia och som ett original.