En event management trainee arbetar under ledning av en event manager för att säkerställa att alla aspekter av ett planerat event löper smidigt. Event management är en term som används för att beskriva handlingen att planera och genomföra evenemang, och många skolor erbjuder grader i hotell- och hotellledning för att utbilda evenemangsansvariga. Event management traineen samarbetar med event managern för att koordinera tema, budget, mat, lokal, musik, pressmeddelanden, säkerhet och många andra logistikaspekter som krävs för att vara värd för ett event.
Temat är vanligtvis det första som diskuteras när evenemangshanterare arbetar med en klient. Att förstå exakt vad kunden vill ha hjälper evenemangsledaren och evenemangschefspraktikanten att veta var de ska börja. Traineetjänster innebär ofta att man undersöker historien bakom temat för att uppnå historisk träffsäkerhet. Till exempel bör en Gone with the Wind-kostymfest innehålla antebellum-klänningar och eventuellt även mat och musik från perioden. Eventchefens praktikant undersöker de normala föremålen från den tidsperioden och förser eventansvarig med nödvändiga detaljer för att utveckla en plan.
Budgetering är en annan viktig aspekt vid evenemangsplanering. När temat är etablerat kommer evenemangsansvarig diskutera budgettrösklar med kunden för att avgöra vilket utgiftsbelopp som är tillgängligt. Praktikanten ansvarar sedan för att begära offerter från de olika leverantörerna, konsolidera informationen och förse evenemangsledaren med en rapport att granska. Beroende på slutrapporten kan det krävas förhandlingar för att säkerställa att kundens behov tillgodoses. Praktikanten kan delta i förhandlingar mellan evenemangsansvarig och antingen leverantörerna eller kunden för att lära sig hur förhandlingskonsten bedrivs.
En praktikant i evenemangshantering anses ibland vara en ”gopher” på grund av antalet tilldelade uppgifter i sista minuten. När dagen för evenemanget närmar sig faller många små aktiviteter som att ringa för att bekräfta leveranser eller verifiera OSA-listan till praktikanten. Dagliga feedbacksessioner är vanliga där evenemangsledaren och praktikanten går igenom en checklista för att säkerställa att alla aspekter hanteras i tid.
På dagen för själva evenemanget har evenemangsledarpraktiken vanligtvis i uppdrag att koordinera bakom kulisserna med de olika leverantörerna. Alldagliga saker som att schemalägga parkerings- och lossningszoner för försäljarna samt att bekräfta att rätt beställda varor levererades till praktikanten. När evenemanget har startat kan evenemangsledaren vara en del av festligheterna och praktikanten kommer kontinuerligt att övervaka leverantörerna för att säkerställa att saker och ting går smidigt.
När evenemanget är avslutat kommer chefen och evenemangsledningens praktikant att arbeta med leverantörerna för att säkerställa att platsen lämnas i perfekt skick och att allt material tas bort. Dagarna efter evenemanget kommer praktikanten att arbeta med att lämna tillbaka eventuella hyrda eller lånade föremål och förbereda en rapport över de slutliga utgifterna. Chefen och praktikanten diskuterar eventuella problem som resulterat och bestämmer hur man ska hantera det framåt. När de slutliga kostnaderna är betalda, arkiverar praktikanten händelserapporten och går vidare till nästa evenemang.