Det är en dokumentindexerares uppgift att sortera och klassificera dokument så att de enkelt kan hämtas för senare visning. Dessa individer kan arbeta i en mängd olika miljöer, inklusive statliga myndigheter, sjukhus och universitet. Att utföra detta jobb väl kräver vanligtvis en person som är extremt organiserad och kan arbeta självständigt. Generellt sett inkluderar arbetsuppgifterna för en dokumentindexerare att sortera nya dokument, hämta befintliga dokument, ta bort onödiga dokument, svara på förfrågningar och utföra olika kontorsuppgifter.
En av de viktigaste uppgifterna för en dokumentindexerare är att sortera igenom nya dokument och placera dem på sina rätta platser. Om han till exempel arbetar på ett universitet kan en dokumentindexerare klassificera studentposter och sortera dem i alfabetisk ordning. Om han arbetar i en domstol, kan han reda ut brottsregister. Denna praxis kräver att en individ följer arbetsplatsens riktlinjer och bibehåller noggrannhet. Ett dokument som placerats på ett felaktigt område kan orsaka framtida problem.
Att hämta befintliga dokument spelar också en stor roll i denna position. Närhelst en person behöver se ett dokument, är det en dokumentindexerares ansvar att snabbt skaffa det. När det gäller ett universitet kan han behöva hämta en students filer för att avgöra vilka klasser som måste tas nästa termin. Det är därför det är så viktigt att en dokumentindexerare är organiserad och klassificerar alla dokument korrekt.
För att förhindra röran och upprätthålla ordningen är det en annan arbetsuppgift att ta bort onödiga dokument. Detta innebär vanligtvis att bli av med utgångna dokument som inte längre är relevanta. Ett exempel skulle vara att ta bort studentregister efter att studenten har tagit examen. I vissa fall kommer dessa filer att överföras till en separat papperskorg. I andra kommer en dokumentindexerare att förstöra dem enligt företagets protokoll.
Tillsammans med detta kommer han ofta att behöva svara på förfrågningar om vissa handlingar. Det kan handla om frågor från allmänheten, kollegor eller arbetsledare. När detta händer måste en dokumentindexerare hitta rätt dokument och ge svar. Denna aspekt av jobbet kräver att en individ har vissa interpersonella färdigheter.
Dessutom kommer en dokumentindexerare också att ansvara för att utföra olika kontorsuppgifter. Han kan till exempel behöva svara på telefonsamtal, skicka ut fax eller skicka post till lämpliga personer. Om arbetsplatsen är livligare än vanligt kan han behöva bistå sekreteraren eller andra avdelningar. Följaktligen måste han vara mångsidig och kunna improvisera när det behövs.