Distributionsavdelningar är avdelningar som ansvarar för att ta emot artiklar som är beställda från leverantörer och dirigera dessa artiklar till rätt avdelning eller avdelning inom ett företag. Tanken är att skapa en situation där alla varor redovisas från det att de levereras till och med det att de ges ut till en specifik enhet inom verksamheten. Användningen av en distributionsavdelning gör det mycket enkelt att hantera kostnader och minska risken för avfall, samt minimera möjligheten att produktionen försenas på grund av att varor skickas till fel avdelning vid leveranstillfället.
Storleken och omfattningen av en distributionsavdelning kommer att variera från en affärsinställning till nästa. I allmänhet accepteras de inkommande varorna av en mottagande avdelning, som verifierar att de mottagna varorna är av samma typ och kvantitet som anges på de medföljande dokumenten. Därifrån läggs varorna in i ett lager och pappersarbetet skickas vidare till distributionsavdelningen. Där gör de som är involverade i processen för distributionsledning arrangemang för att vidarebefordra de mottagna varorna till rätt avdelningar eller avdelningar inom företaget. När varorna har levererats till rätt avdelning registrerar distributionspersonalen datum och tid för leveransen, vem som tog emot varorna och markerar sedan transaktionen som slutförd.
Att använda sig av en distributionsavdelning är fördelaktigt på flera sätt. För det första lägger avdelningen till ytterligare en säkerhetsnivå, eftersom en noggrann granskning av var de mottagna varorna för närvarande finns i företagets pipeline hjälper till att minska risken för stöld av anställda. Mängden av varorna ska stämma överens med vad som visas som mottagande av den mottagande avdelningen, och ska även överensstämma med de kvantiteter som ges ut eller distribueras till olika avdelningar i företagsstrukturen. Om det finns någon sorts avvikelse kan åtgärder vidtas för att fastställa var avvikelsen ägde rum och på så sätt göra det lättare att identifiera vem som kan ha stulit godset.
Det finns vanligtvis flera distributionsavdelningsjobb som är gemensamma för denna typ av verksamhet. Tillsammans med en avdelningschef är vanligtvis en eller flera distributionsoperatörer en del av distributionsteamet. Operatörerna samarbetar ofta med den mottagande avdelningen för att verifiera kvantiteter och typer av varor, se till att de förvaras på rätt plats medan distribution till andra delar av företaget pågår, och förbereder pappersarbetet som tillåter att varorna tas ut från lager och deras transport till sin destination. Vissa operatörer kan fokusera mer på själva hanteringen av varorna, medan andra tar upp de kontorssteg som ingår i distributionsprocessen.