En allmän administratör är också känd som en kontorschef eller administrativ assistent. Medan arbetsbeskrivningarna varierar något beroende på företag, kan den allmänna administratören ansvara för att hantera all korrespondens, svara på telefonlinjer, ta meddelanden, förbereda rapporter och andra allmänna kontorsuppgifter. I vissa fall kan allmänna administratörer behöva specialutbildning för att utföra vissa av dessa uppgifter i mycket tekniska kontorsmiljöer. Termen används oftast för kontorsjobb i engelsktalande länder utanför Nordamerika.
En av de primära ansvarsområdena för en allmän administratör är att hantera all korrespondens, inte bara kontrollera inkommande post och se till att den kommer till rätt person, utan också skriva korrespondens för utgående post. Vissa allmänna administratörer kan behöva gå till posten för att hämta posten, men ofta levereras posten till en central plats på ett kontor för vidare distribution. Denna skyldighet är mycket viktig för många företag, som kan ha anbud eller andra dokument som måste granskas under snäva tidsfrister.
I vissa kontorsmiljöer är en allmän administratör ansvarig för att förbereda rapporter i en mängd olika programvaruplattformar. Därför kräver dessa positioner en god förståelse för kontorsprogramvara, inklusive produkter som används för ordbehandling, kalkylblad och bildpresentationer. Ofta är den allmänna administratören ansvarig för att ta den råa informationen och sätta den i ett format som är tilltalande och presentabelt. En handledare kommer vanligtvis att skriva av sig på den färdiga produkten innan den skickas ut.
Med intåget av direkta anknytningar och röstbrevlåda har en allmän administratörs uppgift att besvara och överföra telefonsamtal minskat något på de flesta kontor. Det finns dock tillfällen då den anställde kan bli uppmanad att svara i telefoner för chefen eller andra chefer. Vissa ärenden kanske inte kan vänta och det är upp till administratören att förstå situationen och komma med ett lämpligt svar. Vidare föredrar vissa chefer att en front office-person tittar på telefonsamtal innan de skickar dem.
Ett annat sätt på vilket allmänna administratörer kan erbjuda administrativt stöd är genom databashantering. Om företaget till exempel har medlemskap eller behöver föra en försäljningslista är det en skyldighet som kan åligga den allmänna handläggaren. Det är upp till denna person att se till att databasen inte har inaktuell information för att kunna upprätthålla pålitlig kontakt med kunder.
På vissa kontor är huvudadministratören också ansvarig för att sätta och upprätthålla schemat för en eller flera befattningshavare. I den här situationen kommer administratören att sätta upp möten, bekräfta möten och försöka hålla dagen enligt schemat så mycket som möjligt. Detta kan också innefatta att ordna resplaner.