I allmänhet leder och stödjer en administrativ samordnare ett företags eller organisations kontor. De huvudsakliga arbetsuppgifterna inkluderar vanligtvis att tillhandahålla omfattande administrativt stöd, övervaka supportpersonal och hjälpa till att hantera budgeten. Dessa uppgifter är väl lämpade för en person som är självgående, noggrann och praktisk.
Primäravgifter
Huvudrollen för en administrativ samordnare är att fungera som en länk mellan avdelningar, externa leverantörer och personal. För att fungera effektivt har de flesta organisationer en komplex hierarki av individer och specialister som måste arbeta tillsammans för att få saker gjorda. Administrativa samordnare organiserar, övervakar och underlättar vanligtvis detta arbetsflöde. De kan också uppmanas att lära sig de tekniska detaljerna och inre funktionerna i en organisation för att ge specialiserat stöd.
Till exempel, om en fakultetsmedlem vid ett universitet behöver ersättning för resekostnader, kan samordnaren behöva samarbeta med flera andra institutioner för att säkra medlen. Han eller hon kan samarbeta med resekontoret, redovisningsavdelningen, fakultetssupportpersonal eller andra för att behandla nödvändig information för fakultetsmedlemmen. En administrativ samordnare med specialiserad kunskap om universitetets ersättningsprotokoll kan vanligtvis bättre betjäna fakultetsmedlemmen än andra skolanställda.
Ledande personal
Den administrativa samordnaren för en stor organisation sköter vanligtvis stödpersonalen. Dessa personalmedlemmar inkluderar vanligtvis icke-övervakande anställda på avdelningen som tillhandahåller kontorstjänster, sekreterartjänster eller finansiella tjänster. De flesta samordnare är också ansvariga för att anställa nya medarbetare, utvärdera eller tillrättavisa nuvarande anställda och sätta arbetsuppgifter.
Supportuppgifter
En administrativ samordnare kan behöva utföra grundläggande kontorsuppgifter, särskilt om organisationen han eller hon arbetar för är liten. Han eller hon kan vara involverad i att underhålla databaser, skapa rapporter, skriva brev och arbeta med andra allmänna stödaktiviteter. Samordnare är ofta ansvariga för att underhålla kontoret, inklusive inköp av förbrukningsmaterial, arbete med anläggningshantering och säkra underhåll av utrustning.
Budgetering
En annan viktig uppgift för en administrativ samordnare är att hjälpa till att förbereda och genomföra organisationens budget. De flesta samordnare är vanligtvis till viss del involverade i den ekonomiska förvaltningen av sitt företag. De är ofta involverade i att övervaka hur pengar spenderas, hjälpa till att kontrollera kostnader, godkänna utgifter och skriva ekonomiska rapporter.
Bli en administrativ samordnare
Huvudkvalifikationen för en administrativ samordnare är tidigare arbetslivserfarenhet, med många organisationer som kräver motsvarande sju år i administrativt stöd. Många koordinatorer har tidigare haft befattningar som kontors- eller administrativa chefer, administrativa assistenter eller som kundtjänstrepresentanter. Förutom erfarenhet kräver många av dessa positioner ett minimum av gymnasieexamen eller allmän likvärdighetsdiplom (GED). Vissa organisationer kan kräva en kandidatexamen eller till och med en högskoleexamen.