Även känd som QTC eller Q2C, ”quote to cash” är en term som används för att beskriva processen för att arrangera en affärsprocess från allra första början hela vägen fram till slutlig lösning. Processen börjar normalt med utfärdandet av en offert för varor eller tjänster till en potentiell kund, och slutförs när betalningen för dessa produkter tas emot och registreras i företagets bokföring. Även om det finns flera olika strategier som används för att identifiera vart och ett av stegen som ingår i den här hela affärsprocessen, anses de flesta aspekter av tillvägagångssättet vara vanliga inslag i alla strategier för försörjningskedjehantering och kundhantering.
Processen för offert till kontanter börjar med att en offert skapas för varor eller tjänster som levereras till kunden för hans eller hennes vederlag. Vanligtvis är tanken att se till att offerten är så korrekt som möjligt, även om det normalt finns en förståelse för att offerten inte utgör ett slutgiltigt erbjudande från leverantören eller säljaren, och att det slutliga försäljningspriset kan ändras om någon form av förmildrande omständigheterna borde komma fram. Offerten tjänar syftet att ge underlag för en löpande dialog mellan säljaren och den potentiella kunden.
I många fall kommer offerten att omvandlas till en försäljningsorder och prissättningen kommer att överföras från offerten direkt till ordern. Detta segment av offert-till-kontant-processen flyttar relationen till en ny nivå när kunden väljer att acceptera prissättningen och lägger en beställning hos leverantören. Processen för orderhantering innebär att man granskar beställningen med kunden för att säkerställa att den är korrekt, och sedan skickar beställningen in för genomförande med de vanliga kanalerna som tillhandahålls i leverantörens verksamhet.
Efter att försäljningsordern har tagits emot, går offerten till kontanter-processen vidare till orderutförandestadiet. Här flyttar säljaren för att förbereda ordern enligt villkoren i avtalet mellan kunden och säljaren. När beställningen är förberedd levereras den till kunden. I detta skede är kunden ansvarig för att granska den levererade ordern. Om det finns några problem måste dessa rapporteras till leverantören snabbt, vilket gör det möjligt att vidta åtgärder för att rätta till problemet och ge kunden tillfredsställelse.
Förutsatt att det inte finns några problem med arten av leveransen och de varor som levereras, går offerten till kontanter vidare till nästa steg av fakturering av beställningen. En faktura ger kunden den dokumentation som krävs för att betala betalningen i tid. I de flesta fall ingår en kopia av fakturan i betalningsöverföringen, eller så hänvisas till fakturanumret tillsammans med den skickade betalningen. Detta gör det möjligt för säljaren att ta emot och registrera betalningen på rätt sätt, applicera beloppet på den öppna fakturan och dra av betalningen från det totala skulden på kundens konto. När den betalningen har tillämpats anses processen för offert till kontanter vara avslutad.