Insatsnivå är stöd kopplat till ett projekt eller en process som inte leder direkt till ett önskat resultat, men som ändå spelar en avgörande roll. Det kan innehålla ett urval av uppgifter, och ofta behöver personalen upprepa dessa uppgifter regelbundet. Detta kräver personaltid och måste budgeteras i scheman, samtidigt som man väger in behovet av att hålla medarbetarna fokuserade på aktiviteter med ett konkret och mätbart mål. Arbetsledare kan bestämma vilken insatsnivå som krävs för ett givet projekt och kan fatta beslut om hur personalens tid ska budgeteras.
I något som projektutveckling är bokföring, inhämtning av varor, ringa telefonsamtal och liknande aktiviteter exempel på insatser som är nödvändiga, men som inte direkt bidrar till att slutföra ett projekt. Revisorer som stämmer av poster arbetar till exempel inte direkt på en bro, men deras tjänster är nödvändiga för att projektet ska kunna slutföras framgångsrikt. Stödpersonal som administrativa assistenter utför ofta många sådana uppgifter, där de är engagerade i aktiviteter men inte slutför projekt eller uppnå specifika mål.
Detta kan också dyka upp i tillverkningen, där rutinunderhåll, omarbetningar av utrustning och så vidare är nödvändiga för att kunna fortsätta arbetet, men de bidrar inte till arbetet. Att olja in ett transportband för att säkerställa att det rör sig smidigt resulterar till exempel inte i att fler produkter produceras. Arbetsuppgifter kan behöva ske utanför det vanliga arbetsschemat så att de inte stör; besättningar kan komma in tidigt eller gå sent, till exempel, så att de kan arbeta med utrustning utan att störa produktionen.
En fråga med dessa uppgifter är att deras värde kan vara svårt att mäta. En anställd kan insistera på att uppgifter är nödvändiga, vilket potentiellt äter upp tid med dem, och det kan vara svårt att avgöra om de ger genuint stöd eller bara är upptagna. För företag som arbetar med personaleffektivitet kan det vara viktigt att utveckla metoder för att bedöma insatsnivå. Detta kan inkludera att granska totala arbetstimmar förknippade med ett projekt, intervjua olika deltagare i projektet för att se om de får adekvat stöd och be handledare att utveckla detaljerad dokumentation om de stödtjänster som är nödvändiga för ett projekt eller tillverkningsprocess.
Anställda kan tycka att administrativa uppgifter är tråkiga och frustrerande. Utan något tydligt resultat eller mål kan de känna att de inte bidrar med något av värde, eller kan vara benägna att skära ner eftersom deras arbete inte är omedelbart mätbart. Arbetsledare måste vara uppmärksamma på detta så att de kan ingripa vid behov.