”Bill and hold” är en term som används för att hänvisa till ett arrangemang mellan en köpare och en säljare där köparen faktureras för varor eller tjänster som faktiskt inte har mottagits. Tanken är att produkterna ska levereras till köparen vid ett överenskommet senare datum. Som en del av arrangemanget samtycker säljaren till att avsätta dessa produkter åt köparen, tillhandahålla tillfällig lagring för dessa produkter och utföra leveransen för beställningen när betalningen har tagits emot och registrerats.
Ett bill and hold-arrangemang kan illustreras med exemplet på ett företag som lägger en beställning på ett stort antal pennor hos en säljare. Köparen kan vilja betala beställningen under innevarande räkenskapsperiod men inte vilja ta pennorna i besittning förrän vid ett senare tillfälle, eventuellt på grund av behov av att frigöra utrymme för pennorna i ett förråd. I det här scenariot går säljaren med på att bearbeta beställningen och separera pennorna för att fylla beställningen från resten av sitt lager. Under denna period betalar köparen för beställningen och säljaren bokför köpet i kundfordringarna. På det datum som de två parterna kommit överens om, skickar säljaren pennorna till den adress som köparen har angett. Efter mottagandet av de levererade pennorna anses beställningen vara fylld av båda parter.
Även om ett tillvägagångssätt med räkning och håll ibland kan vara fördelaktigt för både köpare och säljare, kan det kräva lite extra ansträngning att hantera processen. Köpare måste hålla reda på förväntade leveransdatum samt betala för de varor som ännu inte har tagits emot. Underlåtenhet att göra det kan blåsa upp det faktiska lagret och ge en felaktig bild av vilka resurser som faktiskt finns tillgängliga att använda i olika affärsprocesser. Säljaren måste också spåra hur mycket lager som har åtagits köparen och se till att inte använda det lagret för att fylla andra väntande beställningar.
Tillsammans med de potentiella fallgroparna är det viktigt att inse att användningen av ett bill and hold-arrangemang inte alltid ses med fördel av olika tillsynsmyndigheter, utan måste utföras i enlighet med mycket strikta krav. Till exempel anser Securities and Exchange Commission i USA inte att äganderätten till produkter ska övergå från säljare till köpare förrän köparen faktiskt är i besittning av dessa produkter, då köparen kan åtnjuta alla rättigheter och skyldigheter i samband med det ägandet. Detta kan innebära att köparen måste följa vissa regler vad gäller redovisning av de medel som lagts ner på köpet för att följa SEC:s regler och förordningar. I länder där en faktura- och hållprocess är mer vanligt förekommande måste både köpare och säljare hantera redovisningsprocessen så att det inte är fråga om den aktuella statusen för en beställning, inklusive om den faktiskt har tagits emot eller om leveransen fortfarande är i väntan på.