Nästan alla som har använt e-post eller arbetat med olika typer av elektroniska dokument har hört talas om zippa. I huvudsak är zippa handlingen att skapa vad som kallas en zip-fil. Zipping skapar ett sätt att placera ett antal olika filer i en mapp och sedan komprimera mappen till en storlek som är mindre än de enskilda filerna som ingår. Zip-filer är mycket användbara när det kommer till att hantera utrymme på hårddisken på en dator, samt är mycket enklare att använda när du skickar dokument via e-post.
En av de fantastiska sakerna med zippa är att processen inte behöver vara permanent. Mappar och filer kan dekomprimeras eller packas upp med samma lätthet som krävs för att komprimera eller zippa filerna i första hand. Samma programvara som används för zippningsprocessen tillhandahåller också uppackningsprotokollen. Vid dekomprimering av filer kräver programvaran endast ett par åtgärder från användarens sida. Det finns inget behov av att låta systemet konfigurera om det ursprungliga filformatet, eftersom programvaran automatiskt återställer de ursprungliga inställningarna samtidigt som filerna extraheras från den zippade mappen.
Zipping har blivit ett populärt sätt att arkivera äldre dokument som inte behövs på en regelbunden basis. De zippade filerna lagras på en CDR eller arkiveras på en gemensam server. Detta frigör utrymme på den individuella hårddisken som kan ägnas åt filer och programvara som används regelbundet. Eftersom hämtning av zippade filer tar väldigt kort tid, är zippning en daglig företeelse i nästan alla företag som kräver datainmatning som en del av affärsmodellen.
Zipping är också idealiskt för att skicka stora filer via e-post. Detta kan vara särskilt användbart när mottagaren kanske använder en långsammare anslutningsprocess, till exempel på ett hotell. Även om zippa inte gör något för att öka hastigheten på en uppringd anslutning, skapar det en mindre mängd data för anslutningen att bearbeta och leverera. Det finns en viss säkerhet inblandad med zippa också. Först måste mottagaren ha zippad programvara för att extrahera de zippade filerna. För det andra är det möjligt att kryptera filerna med en lösenkod under processen att zippa. Detta kommer att förhindra att någon utan tillgång till lösenordet kan öppna och läsa dokumenten.