Som ett sätt att lägga till visuell data till en ljudkonferens erbjuder webbkonferenser ett relativt billigt sätt att skapa en virtuell arbetsmiljö med personer över hela staden eller över hela världen. Här är några grunder om webbkonferensteknik, alternativ och applikationer.
Tänkt sig som en kompletterande tjänst till ljudkonferenssamtal, kom webbkonferenser först på massmarknaden under 1990-talet. Innan den tiden hade webbkonferenser ansetts vara en premiumtjänst som bara de mer välmående företagen och organisationerna hade råd att använda. Men tekniska framsteg under slutet av 1980-talet gjorde det uppenbart att Internet kunde stödja en enkel presentationsmiljö som skulle vara ett idealiskt sätt att dela, diagram, kalkylblad och annan data med personer samtidigt som ljudkonferenssamtal används för den verbala kommunikationen.
De tidigaste webbkonferenserna förlitade sig mycket på att ladda upp och cachelagra en applikation på hårddisken för varje person som var planerad att delta i ett webbmöte. Uppladdningen skulle innehålla filer som skulle användas under mötet. I själva verket skulle upphovsmannen eller ledaren för konferensen komma åt dessa filer under konferensen och kontrollera deras visning under mötet.
Men många personer motsatte sig detta tillvägagångssätt, eftersom proprietär information nu fanns på ett antal hårddiskar. Konferensledaren var tvungen att förlita sig på att flertalet deltagare skulle radera känsliga filer från hårddisken efter mötet. Med tiden förbättrades tekniken för att möjliggöra automatisk radering av filerna när konferensen var över. Än idag finns det fortfarande webbkonferensleverantörer som kräver att deltagare loggar in minst trettio minuter före livemöten och går igenom denna uppladdningsprocess.
Under det tidiga 1990-talet började alternativa lösningar för webbpresentationer komma till. En typ av tjänst var starkt beroende av användningen av verktyg för att skapa presentationsdelning, som PowerPoint. Med den här typen av webbkonferenser skulle ledaren ladda upp en bildpresentation till webbkonferenstjänstens server. Bilderna konverterades till grundläggande HTML-bilder och sparades på leverantörens server. Med hjälp av inloggningsuppgifter kunde ledaren logga in och aktivera ett möte och välja från en lista med sparade presentationer att dela med deltagarna. Detta tillvägagångssätt vädjade mycket till personer som rest och inte alltid kunde vara vid sin egen dator för att driva mötet. Så länge presentationen hade laddats upp till webbkonferenstjänsten i förväg räcker det med vilken dator som helst med internetuppkoppling och mediaspelare.
För deltagare eliminerade denna nyare form av webbkonferenser cachningen av filer på deras hårddiskar. Allt som krävdes för att de skulle delta var en URL till inloggningssidan och ett lösenord. Eftersom presentationen konverterades till grundläggande HTML-bilder behövde deltagarna inget annat än en mediaspelare för att se presentationerna. Det gick inte att logga in tidigt för att ladda ner något. Webbkonferenser blev lite renare för alla.
Med åren har webbdatorkonferenser blivit mer användarvänliga, även när ytterligare funktioner har lagts till. Ljudströmning låter deltagarna lyssna på ljudet när de ser presentationerna idag. De flesta webbkonferensverktyg idag tillåter inte bara dokumentvisning, utan också möjligheten för ledaren att lämna kontrollen så att deltagarna kan arbeta på ett brev, ett kalkylblad eller en presentation tillsammans.
Meddelandeförmågor på många webbkonferenssystem tillåter deltagare att skicka privata meddelanden till ledaren, som kan svara privat eller publicera meddelandet till hela gruppen för diskussion. Närvarolistor för både ledaren och deltagarna låter alla se vem som är med i konferensen för närvarande, när personer ansluter sig och hur länge personer är i webbpresentationsmötet. Inspelningsförmåga möjliggör synkronisering av röst och bild till en permanent post som ledaren kan dela med andra vid ett senare tillfälle.
Webbkonferenser har visat sig vara ett användbart och kostnadseffektivt verktyg för många företag och organisationer av alla storlekar. Eftersom produkten förbättras med ytterligare funktioner under de kommande åren, kommer den utan tvekan att ge ett ännu mer användbart sätt att kommunicera med personer över hela världen.