Webbaserade tidshanteringsprogram är precis som icke-webbaserade tidshanteringsprogram, genom att de registrerar tid och hjälper användare att slutföra uppgifter utan att slösa tid. De kan hjälpa användare att fokusera under en viss tid, kan vanligtvis ha data exporterad till andra program och kan bedöma förlorad tid och pengar. Den största skillnaden mellan webbaserad tidshantering och andra tidshanteringsprogram är att webbaserade program inte installeras på en dator, utan nås via Internet. Genom att komma åt Internet istället för en viss dators hårddisk kan dessa program användas på nästan vilken dator som helst. De integrerar också bättre med Internet, vilket gör att en användare enkelt kan blockera distraherande webbplatser.
Tidshanteringsprogram, oavsett om de är web- eller datorbaserade, är gjorda för att hantera och optimera tid som används av enstaka användare eller av flera anställda. Alla dessa program kommer med ett regelbundet utbud av funktioner, som att tillåta användare att ange uppgifter och projekt, och möjligheten att se hur lång tid varje uppgift tog jämfört med hur lång tid det borde ha tagit. Detta hindrar användare från att slösa tid och ser till att allt arbete slutförs på minimal tid.
Webbaserade tidshanteringsprogram kan också exportera tidsrapporter till andra program. Dessa rapporter visar hur mycket tid som används eller slösas bort och hur mycket extra pengar som spenderas till följd av bortkastad tid; de kan också visa problem som påverkar användningen av tid. Genom att exportera rapporterna kan användare se och arbeta med informationen i kalkylblad och visningsprogram.
Med webbaserad tidshantering är programmet inte installerat på en dator utan nås från Internet. När ett program är installerat på datorn måste användarna oroa sig för kompatibiliteten hos datorns operativsystem (OS) och andra komponenter, samt flera andra aspekter av datorn. Eftersom ett webbaserat program nås via Internet lindras dessa bekymmer för det mesta, eftersom vilken dator som helst som kan använda Internet kan använda programmet.
Samtidigt som att hålla reda på uppgifter och mäta tidsanvändning kommer att hjälpa de flesta användare, behöver affärs- och företags webbaserade tidshanteringsprogram funktioner som skyddar företaget mot lata anställda som föredrar att surfa på distraherande webbplatser istället för att arbeta. För att göra detta inkluderar dessa tidshanteringsprogram blockeringsfunktioner som förhindrar åtkomst till alla webbplatser som inte i sig är användbara för den anställdes arbetsprojekt. För att hjälpa chefer att bedöma bra anställda och lata, kommer dessa rapporter vanligtvis att skickas till administratörer för att indikera arbetare som försöker komma åt dessa webbplatser under arbetstid.