Webbaserad innehållshantering är ett system byggt för att hjälpa människor att uppdatera sina webbplatser via ett webbgränssnitt. Ofta låter ett webbaserat innehållshanteringssystem personer som inte har några kunskaper om HTML eller andra kodningsspråk uppdatera innehållet på en webbplats, och ibland även tillåter dem att göra mindre ändringar i layouten och strukturen på webbplatsen. Webbaserad innehållshantering används i stor utsträckning för företagssystem, där många människor kan behöva redigera innehållet, och där det är vettigt för dessa personer eller avdelningar att ha direkt tillgång till sin webbplats, snarare än att behöva arbeta via en mellanliggande webbdesigner.
Vanligtvis är back-end av ett webbaserat innehållshanteringssystem byggt på en databas, ofta lagrad som XML. Detta gör att bitar av innehåll kan användas om och om igen på hela webbplatsen, i form av mindre moduler. Detta ger webbplatsens ägare och operatörer ett stort utrymme när det gäller att bygga dynamiska sidor av redan existerande bitar av innehåll, såsom bildpooler eller specifika textsegment som uppdragsbeskrivningar, kontaktinformation eller artiklar. Eftersom innehållet lagras i en databas kan användaren redigera en enda instans av innehållet och få ändringarna att reflekteras över hela webbplatsen, överallt där modulen refereras.
För många människor används det webbaserade innehållshanteringssystemet uteslutande för det: innehållshantering. Struktur och design sätts upp i förväg av en webbdesigner och byggare, som även installerar själva innehållshanteringssystemet. Sedan kan medlemmar i företaget som har inloggningsrättigheter redigera bara innehållet. Denna redigering sker vanligtvis i en ruta i en webbläsare och innehåller ofta grundläggande formateringsalternativ, ungefär på samma sätt som ett ordbehandlingsprogram. Så det kan finnas en knapp för att göra text fet, eller annan färgad, eller för att infoga hyperlänkar. Mer avancerade innehållshanteringssystem kan också innehålla alternativ för att infoga media, som bilder, videor eller ljudfiler.
Allt detta kan göras utan någon kunskap om HTML, vilket gör det idealiskt för både små företag och större företagssystem. Ett antal webbaserade innehållshanteringssystem finns direkt för installation på en server, vanligtvis av en webbmaster. Större företag förlitar sig vanligtvis på ett anpassat webbaserat innehållshanteringssystem, även om dessa anpassade system ibland kan byggas på ett redan existerande ramverk.
En av de mest kända användningsområdena för webbaserad innehållshantering är att driva bloggar, antingen för företag eller personligt bruk. Programvara som WordPress eller Movable Type är en specialiserad form av programvara för innehållshantering, designad för att underlätta att driva en blogg. Dessa applikationer har enorma efterföljare och stödstrukturer, som ständigt utvecklar plugins och designteman, så att människor kan utöka sin funktionalitet utan att ha någon personlig programmeringserfarenhet.
Många innehållshanteringssystem tillåter också att presentationslagret på webbplatsen redigeras genom systemet. Detta görs vanligtvis genom att använda mallar, som folk enkelt kan ladda ner och installera för att ändra hela utseendet på webbplatsen. Ofta innehåller presentationslagret även widgets, som kan dras runt genom ett intuitivt gränssnitt för att flytta dit saker är på sidan.