Utvecklingen av digitaltryck har lett till många nya framsteg inom förlags- och tryckerivärlden. Ett sådant framsteg som kallas variabeldatautskrift (VDP) har öppnat nya möjligheter för många industrier. VDP är en typ av on-demand-utskrift som gör att vissa delar av ett dokument kan anpassas utan att stoppa eller sakta ner utskriftsprocessen. Variabel datautskrift har blivit en basteknik för dem som arbetar med marknadsföring eller kundrelationer, annonsörer och vissa bokförlag på grund av den lätthet och flexibilitet som tekniken erbjuder.
Många människor kanske inte ens inser att de är bekanta med begreppet VDP, men de har använt kommandon för ”sammanfogning av brev” i ordbehandlingsprogram för att skicka personliga formbrev till en lista med kontakter. Ännu fler människor har fått direktreklam som är personliga med namn och personlig information. Dessa instanser är exempel på utskrift av variabel data.
Variabel datautskrift, även känd som variabel informationsutskrift eller on-demand-utskrift, omfattar flera grundläggande nivåer. Som enklast tillåter VDP ett namn eller en liten informationsändring på varje kopia av ett formulärdokument, till exempel ett brev. På en mer sofistikerad nivå tillåter VDP olika nivåer av anpassning för olika grupper. Text eller bilder kan ändras baserat på postnummer eller målgrupp. När den är som mest komplex tillåter tekniken fullständig anpassning, med olika text och grafik för varje individ eller adress.
Var och en av dessa nivåer för utskrift av variabel data börjar med en grundläggande mall – en layout, design eller dokument. Mallen skapas med indikationer på vilka avsnitt som kan ändras. En databas skapas som automatiskt fyller i de angivna fälten. Många skriver ut adressetiketter, kuvert och andra enkla VDP-dokument i ordbehandlare, men andra avancerade program har utvecklats för att anpassa tekniken för att nå en större marknad på ett mer mångsidigt och dynamiskt sätt.
Det finns två huvudtyper av programvara för att stödja utskriftsindustrin med variabel data. Rasterbildprocessorer (RIP) och utskriftsflödesmetoder uppnår båda samma mål men fungerar annorlunda. RIP-programvaran kombinerar dokumentmallen och den variabla informationen från databasen för att producera varje unikt dokument. Utskriftsströmmjukvaran kombinerar de statiska elementen med de variabla data före utskrift, bildar en utskriftsström som organiserar data som ska skrivas ut och bearbetar de statiska mallelementen endast en gång. Detta sparar tid och bearbetning.
Denna möjlighet till massanpassning har gett högre avkastning på investeringen för marknadsförare. Siffror har uppskattats allt från det dubbla till 15 gånger det genomsnittliga svaret när olika nivåer av VDP tillämpas på marknadsföringskampanjer. Denna ökning av avkastningen kan vara kopplad till innehållets relevans och anpassningsnivån.
Marknadsföringsmoguler är inte ensamma om att använda sig av denna teknik. Bokförlag trycker böcker med unika dedikationer, och vissa trycker till och med böcker med hjälp av ett barns namn och foto genom hela berättelsen för att göra det personligt. Webbansvariga och e-postmarknadsförare har också använt sig av tekniken via Internet i motsats till fysiska tryckta medier. Utskriftsindustrin för variabel data kommer sannolikt att fortsätta växa i snabb takt, enligt många prediktorer.