Småpengar är en liten summa pengar som används av anställda i ett företag för oförutsedda utgifter under ett visst belopp, vanligtvis runt $50 US Dollars (USD) i USA. Många ekonomiansvariga är överens om att det i vissa fall inte är kostnadseffektivt – för att inte tala om slöseri med tid – att utfärda en check för småföretagsutgifter. Några vanliga användningsområden för småpengar inkluderar att köpa kontorsmaterial och betala för måltider, underhållning, lokal transport och andra diverse avgifter. Det kan också användas för att ge återbetalningar eller förändringar till kunder. Oavsett hur det används krävs vanligtvis dokumentation för att redovisa medlen för att undvika potentiella revisionsproblem.
Ibland kallas det förskottskonto, pengarna från en småkassafond kan användas för att ersätta anställda för tidigare affärsrelaterade utgifter, eller så kan de avsättas för förväntade utgifter. Medlen får ofta användas för att ge växel även till kunder som köper varor eller tjänster från verksamheten. Dessutom spenderas ofta småpengar på kontorsmaterial eller laboratorieförnödenheter, men det är vanligtvis inte avsett för att köpa stora föremål. Snarare spenderas det vanligtvis på incidenter, som papper och pennor. Dessutom ersätter många universitets akademiska institutioner som använder sig av mänskliga ämnen i sina studier till ämnena med småpengar.
I allmänhet är de flesta mindre utgifter som en anställd ådragit sig under sin verksamhet berättigade till småpengar, beroende på arbetsgivarens särskilda policy. Personal i vissa företag betalar ofta för lokala resor, inklusive buss, taxi eller tunnelbana, som de kan få ersättning för. Kontorsevenemang, som personalmöten eller fester, kan också finansieras med småpengar, liksom vissa affärsmåltider och annan billig underhållning.
Det finns vissa begränsningar och undantag relaterade till att använda en liten kassafond. Till exempel är det vanligtvis inte tillåtet att användas som en check-inbetalningsfond eller en källa för ett löneförskott. Om företaget är beläget i USA kan det finnas vissa skattebefrielser att ta hänsyn till, beroende på staten. Dessutom kan summan av pengar på ett småkasskonto ökas eller minskas vid behov, beroende på organisationens policy.
En övervakande anställd av verksamheten är i allmänhet utsedd som förvaringsinstitut för småkassafonder, och för att upprätthålla fonden krävs korrekt dokumentation för redovisningsändamål. Till exempel är det vanligtvis en bra idé för anställda att använda förfrågningsformulär och specificerade kvitton när de hanterar småpengar. Dessa formulär, även känd som småpengar, är vanligtvis tillgängliga i kontorsbutiker.