Utskriftshantering kan ha många definitioner. Det kan bäst beskrivas som att kontrollera, underhålla och övervaka en utskriftsmiljö och dess produktivitetsnivåer. I allmänhet kan en administratör som ägnar sig åt utskriftshantering hantera alla skrivare i sitt nätverk. Han förses med statusuppdateringar i realtid om skrivare och det nätverk som de verkar på. I huvudsak kan han hantera många skrivare och deras miljöer från en dator. Om administratören inte ägnade sig åt skrivarhanteringsaktiviteter kan han behöva sköta varje dator individuellt.
Utskriftshantering är tänkt att ge företag och organisationer verktygen för att få ut det mesta av sina resurser. Utrymme, hårdvara, mjukvara och tid – som med deadlines – tas alla i beaktande när man försöker effektivisera utskriftsverksamheten. Företagsägare kan välja att lägga ut sina utskriftshanteringsaktiviteter på entreprenad och lyssna på råd från professionella som tillhandahåller utskriftshanteringstjänster. Till exempel kan en tredjepartsutskriftshanteringstjänst bedöma ett företags utskriftsprocesser och erbjuda förslag som hårdvaru- och mjukvaruuppgraderingar, flytt av utrustning eller tillägg av en anställd för att öka produktiviteten.
Rapporter som tillhandahålls av grundläggande utskriftshanteringsaktiviteter kan hjälpa en administratör att hålla koll på vad som händer i hans utskriftsmiljö. Om en administratör identifierar aktiviteter som han tror kan bidra till ett problem senare, kan han vidta åtgärder för att ändra dessa beteenden i utskriftsmiljön. Till exempel kan en administratör som märker att papper slösas ut införa utskriftsbegränsningar eller kräva att användarna använder alternativ som tillåter dubbelsidig utskrift.
Utskriftshantering kan också hjälpa en administratör i deras felsökningsarbete. Aviseringar och skript kan skickas på distans via systemet för att lösa problem. Dessa problem kan variera i omfattning från enkla toner- och pappersbyten till systemfel. Eftersom små problem fångas upp innan de förvandlas till större, kan behovet av större teknisk support minskas.
Förutom att effektivisera verksamheten kan utskriftshantering hjälpa till att spara pengar och öka produktiviteten för ett företag eller en organisation. Till exempel inkluderar fördelaktiga utskriftshanteringsaktiviteter sådana som minskar avfallet och minimerar mängden reparationer som krävs för att hålla en utskriftsmiljö i drift. För att verkligen uppleva fördelarna med utskriftshantering måste ändringar göras enligt ett företags specifika behov.